Office assistant | Freelance | Interim | ZZP

Kies uit zeer ervaren en beschikbare Office assistants:

• Dit op interim, freelance of ZZP basis
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Office assistants
• Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
• No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
• Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.

10 tips om de beste office assistant te worden

Heb je je eerste baan als office assistant (ook wel bekend als OA) al binnen en wil je weten wat de beste vaardigheden zijn om je professionele ontwikkeling een kickstart te geven? Een carrière in office support biedt veel ruimte voor groei, maar je zult je wel moeten bewijzen binnen de organisatie. Welke vaardigheden moet je aanleren om een echte office assistant te worden?

1. Doe je onderzoek

Toen je je eerste startersfunctie probeerde te bemachtigen, deed je onderzoek om indruk te maken tijdens je sollicitatiegesprek. Als je hogerop komt en op zoek gaat naar een hogere functie, kijk dan naar de organisaties waartoe je je het meest aangetrokken voelt. Als je je droombaan op het oog hebt, analyseer dan met welke delen van de missieverklaring van het bedrijf je je het meest verbonden voelt.

Aanwervende managers willen dat hun office assistenten gepassioneerde pleitbezorgers zijn voor hun bedrijf. Als je in je sollicitatiebrief kort en bondig uitlegt wat je in deze functieomschrijving aantrekt, val je op tussen de andere sollicitanten. Als ze eenmaal in de rol zitten, blijven geweldige office assistants op de hoogte van de laatste ontwikkelingen binnen het bedrijf, zodat ze eventuele vragen van bezoekende klanten kunnen beantwoorden.

2. Maak kennis met je software

De rol van OA omvat een breed scala aan administratieve taken en een groot aantal ondersteunende software die je onder de knie moet krijgen. Hoewel individuele organisaties misschien specifieke programma's hebben die je moet aanleren, geeft een algemeen overzicht van de soorten software die je nodig zou kunnen hebben je een stapje voor tijdens elke sollicitatie. Technologie verandert en de beste office assistants werken hard om op de hoogte te blijven van de laatste trends. Maar als je begint, begin dan met deze veelgebruikte tools;

Tools voor tekstverwerking

• Microsoft Word
• Google Documenten

Tools voor e-mail

• Outlook
• Gmail

Organisatie tools

• Evernote
• Google Drive
• Dropbox
• WeTransfer
• Google Bladen
• Excel
• Google Formulieren
• Google Kalender
• Calendly

Boekhouding tools

• Quickbooks
• Xero

Communicatie tools

• Zoom
• Google Vergaderen
• Microsoft Teams
• Skype

Design tools

• Photoshop
• Canva
• Powerpoint

3. Verscherp je communicatievaardigheden

Sterke schriftelijke en verbale communicatievaardigheden zijn misschien wel het meest vitale ingrediënt om een volleerd OA te worden. Of het nu gaat om een persoonlijke ontmoeting of via de telefoon, bedrijven vertrouwen erop dat je de eerste indruk die hun klant heeft van het bedrijf zult zijn. Ze moeten gerust zijn dat hun OA zal beschikken over de interpersoonlijke vaardigheden om elke interactie professioneel te af te handelen. Maar office assistants zijn drukke mensen.

Je hebt veel petten op en jongleert continue vanwege je uitgebreide to-do lijst. Om als OA te slagen, moet je deze sociale vaardigheid aanscherpen zodat je je punt in alle contexten beknopt en beleefd kunt overbrengen.

4. Laat je persoonlijkheid stralen

Een vriendelijk gezicht zijn is een essentieel onderdeel van een succesvolle office assistant. Je bent er niet alleen om bezoekers te begroeten en een goede eerste indruk te maken, maar je bent er ook om een ondersteunende kantooromgeving te creëren voor je collega's. Teamleden zijn eerder geneigd hun problemen te bespreken met een OA die een vriendelijke en open aanpak hanteert.

Wees niet bang om je collega's tijdens de pauze te leren kennen. Misschien kun je een probleem in de kiem smoren tijdens een informeel kopje koffie. Een luisterend oor zijn voor collega's is niet de enige manier waarop de relaties die je opbouwt als OA het bedrijf van dienst mee kunt zijn. Een vriendelijke houding tegenover leveranciers kan bijvoorbeeld ook voordelige tarieven of een snellere service opleveren.

5. Bewijs dat je een uitstekende probleemoplosser bent

Als je van een uitdaging houdt en van een baan waarbij geen enkele dag hetzelfde is, dan doe je het waarschijnlijk goed als office assistant. Over een probleemoplossend vermogen beschikken is de sleutel voor OA's die snel moeten denken om office management problemen op te lossen zonder te ‘micro managen’. De rol van office assistant vereist ook een element van flexibiliteit.

De meest succesvolle OA's zijn teamspelers met een positieve instelling die met plezier nieuwe taken op zich nemen wanneer die zich aandienen. Uitstekende office assistants handelen niet alleen problemen in real time af, ze proberen ze ook waar mogelijk te voorkomen. Of het nu gaat om het goed bijhouden van de koffievoorraad of het signaleren van potentiële planningsproblemen, werkgevers waarderen een kantoor assistent met een proactieve aanpak.

6. Organiseer je zaken goed

Uitzonderlijke organisatorische vaardigheden zijn een must voor elke OA. In het omgaan met tijd en verantwoordelijkheden, moet je een georganiseerde aanpak hanteren. Als OA ben je ook verantwoordelijk voor de organisatie van het fysieke kantoor en de andere teamleden. Je bent administratief assistent voor verschillende afdelingen, en elke taak kan een nieuw proces vereisen.

Er kunnen bijvoorbeeld verschillende archiveringssystemen zijn tussen teams, of bepaalde leidinggevenden kunnen verschillende voorkeuren hebben voor hun reisarrangementen. De beste office assistants kunnen deze organisatorische uitdagingen aan, blijven op de hoogte van de verwachtingen, en leveren op een gepersonaliseerd niveau van administratieve ondersteuning.

7. Pak je time management aan

Als kantoor assistent moet je voortdurend jongleren tussen dagelijkse en langere tijdgevoelige taken. Het is dus een fijne lijn bewandelen. Als je dreigt te verzanden in een data entry project, kan je het bestellen van kantoorbenodigdheden over het hoofd zien. Mis je de deadline voor het invoeren van de gegevens, dan maak je je baas weer boos. Mis je de leveringsdatum voor apparatuur, dan krijg je te maken met gefrustreerde collega's. Het ontwikkelen van de beste time management vaardigheden zorgt ervoor dat je deadlines haalt zonder andere lopende verantwoordelijkheden te verwaarlozen.

De beste office assistants leren dat ja zeggen tegen iedereen meer kwaad dan goed kan doen. Het is beter om realistische deadlines te stellen dan fouten te maken of mensen teleur te stellen door te proberen het onmogelijke te bereiken. Verwachtingen managen met je collega's is een belangrijke vaardigheid en een meer duurzame manier om jezelf te cementeren als een vitaal teamlid.

8. Besteed aandacht aan de details

Een cruciaal onderdeel van het hebben van top organisatorische vaardigheden is het opmerken van de details. Als OA heb je toegang tot veel gevoelige aspecten van het bedrijf. Van de eerste persoon die potentiële klanten ontmoeten tot het schrijven van notulen van zeer belangrijke vergaderingen. De beste office assistenten zijn trots op hun werk en passen een niveau van perfectionisme toe op alles wat ze doen.

Zelfs eenvoudige stappen zoals het nalezen van alle e-mails kunnen helpen problemen te voorkomen en de juiste toon te treffen bij zowel klanten als collega's. Maar aandacht voor details kan niet alleen een bedrijf behoeden voor kostbare fouten, het kan ook helpen nieuwe klanten binnen te halen. Beeld je eens in dat je zelf een kantoor bezoekt. Hoe voelt het aan als de office assistant drie keer moet vragen of je melk in je koffie wilt, of nog erger, bijna meteen vergeet wie je komt bezoeken! Door aandacht te besteden aan deze details kun je indruk maken op je werkgevers en opvallen als een uitzonderlijke OA.

9. Vertrouw op je intuïtie

Als OA zit je waarschijnlijk buiten de typische management silo's. Misschien rapporteer je zelfs rechtstreeks aan een senior executive. Bij het invullen van een positie als office assistant zijn werkgevers op zoek naar een kandidaat die zelfstandig kan werken. Leidinggevenden zullen geen tijd hebben om elke beslissing goed te keuren, dus een OA moet zijn initiatief gebruiken om zoveel mogelijk problemen zelf op te lossen.

De rol van OA brengt ook een grote verantwoordelijkheid met zich mee. OA's krijgen vaak een budget voor kantoorbenodigdheden en moeten dit het hele jaar door zelf beheren. Zoals we hebben gezien, willen werkgevers een assistent die proactief te werk gaat. Als je instinct zegt dat je iets aan het management moet melden, moet je hen ruim de tijd geven om hierop te reageren. Geen enkele baas zal blij zijn met een OA die reactief is en op het laatste moment veel hulp nodig heeft bij problemen die hij allang had moeten zien aankomen.

10. Verzamel goede referenties

Bij het vervullen van je taken als freelance office assistant, interim office assistant of zzp office assistant krijg je toegang tot gevoelige informatie. Dus als je op zoek gaat naar een hogere functie, is het cruciaal dat je laat zien dat je een betrouwbare werknemer bent. Met een paar goede referenties van je vorige werkgevers kun je aantonen dat je een gerespecteerd teamlid bent geweest in andere organisaties.

Het is een goede gewoonte om goede relaties te onderhouden met collega's uit heden en verleden, want je weet nooit wanneer je iemand nodig hebt die instaat voor je eerdere werkervaring. Je kunt zelfs beginnen met het verzamelen van referenties op social media. Vraag huidige en vroegere collega's om je een aanbeveling te geven op je LinkedIn profiel, maar zorg ervoor dat je hetzelfde als wederdienst bewijst.