Project Controller | Freelance | Interim | ZZP | Loondienst

Kies uit ervaren en beschikbare Project Controllers:

• Beschikbaar op interim, freelance of ZZP basis, of als professional bij u in loondienst.
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Project Controllers.
• Bij Bureau Ad Interim staan ervaren zelfstandige professionals ingeschreven die bij de KvK geregistreerd zijn, evenals professionals die beschikbaar zijn voor een loondienstverband bij uw organisatie.
• No match no pay: u betaalt alleen als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt of als de professional bij u in loondienst gaat.
• Onze bemiddelingsfee is aanzienlijk lager dan het landelijke gemiddelde van ruim 20%, zodat uw budget zo veel mogelijk in uw organisatie blijft. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers / professionals in loondienst uit uw regio.

1. De project controller: de financiële bewaker van de projectvoortgang

De functie van project controller is voor veel mensen bekend, maar voor veel mensen ook helemaal niet. Deze financial houdt zich weliswaar voornamelijk met cijfers bezig, maar de projectcontroller doet veel meer dan dat. Zonder goede communicatieve vaardigheden, die hij kris kras door de organisatie inzet, kan hij namelijk niet zoveel. Projectcontrol: wat houdt het precies in? En in welke hoedanigheden laat deze controller zich voornamelijk zien in zijn organisatie?

2. Cijfers, heel veel cijfers

Natuurlijk, de project controller is veel met getallen in de weer, heel veel zelfs. Daar ligt ook zeker de nadruk op in zijn werk. Hij is hele dagen bezig met het verzamelen van informatie. Deze haalt hij het liefst direct uit de boekhouding. Daardoor is hij ook sterk afhankelijk van o.a. zijn collega’s op de administratie. Denk hierbij aan boekhouders, administrateurs, de salarisadministratie en projectadministrateurs. De projectcontroller kan zijn taken het beste uitvoeren als alle inkomende facturen zijn geboekt, en de uitgaande facturatie bij is, alle andere kosten en opbrengsten zijn geboekt, én correct geregistreerd. Voor de zzp project controller betekent dat in het begin heel snel diverse controles uitvoeren. Hij moet snel duidelijk krijgen of er wel of geen achterstanden zijn. Als de rapportages net zijn gemaakt, is er nog niet zoveel aan de hand. Dan heeft hij immers nog even tijd. Breekt rapportagetijd echter net aan, dan zal hij een ‘best guess’ moeten doen, waarin hij nog niet geboekte kosten en opbrengsten zo goed mogelijk inschat en waar nodig apart rapporteert.

3. Tijdigheid en juistheid

Het gaat hierbij dus om zowel tijdigheid als juistheid. De boekhouding moet in principe altijd bij zijn, dat wil zeggen dat alles is ingeboekt. Maar het gaat er ook om dat alles juist is vastgelegd. De project controller wordt minder blij als hij constateert dat weliswaar alle facturen zijn geboekt, maar een aantal bedragen op de verkeerde projecten staan. Hetzelfde geldt voor onjuiste facturen die gewoon zijn geboekt terwijl duidelijk moet zijn dat het werkelijke bedrag een stuk hoger of lager zou moeten zijn. Kortom: tijdigheid gaat niet zonder juistheid. Van alle administratieve medewerkers mag een bepaalde manier van meedenken en kritische vragen stellen worden verwacht. Het is de taak van de projectcontroller om hier een voorbeeldfunctie in te hebben. Hij kan niet elke factuur controleren, wel uitleggen waarom het zo belangrijk is. Elke correctie kost namelijk onnodig tijd, tijd die zeker in de rapportageperiode erg schaars is. Uiteraard hebben we het hier alleen over substantiële bedragen, niet over een verkeerd geboekt factuurtje van 100 euro.

4. Verplichtingenadministratie

Maar hij zal bijvoorbeeld ook regelmatig contact hebben met inkoop. Zodra er namelijk een aankoop wordt gedaan (ook als die nog niet is betaald) is er een verplichting aangegaan. Zeker in geval van grote investeringen en grote aankopen is het belangrijk dat deze worden vastgelegd in een verplichtingenadministratie. Deze bedragen kunnen daardoor direct als kosten worden gezien, ook als de factuur nog (lang) niet binnen is. Je zou je als project controller, en dus ook als organisatie, te rijk kunnen rekenen als je dat niet doet. Minstens net zo belangrijk is dat deze verplichting wordt tegen geboekt zodra de factuur is ontvangen, óf als de bestelling om welke reden dan ook wordt geannuleerd of niet leverbaar is. De verplichtingenadministratie kan je dus zien als een heel belangrijk verlengstuk van de boekhouding.

5. Communicatie

Langer geleden moest je als project controller goed zijn met diverse financiële pakketten, en uiteraard was je een expert in Excel. Ervaring met risicoanalyses was een grote pré. Dat geldt allemaal nog steeds. Er is echter een hele belangrijke eis bij gekomen. Als controller kan je niet optimaal functioneren zonder sterk te zijn in zowel mondelinge als schriftelijke communicatie. De tijd is allang voorbij dat een controller alleen maar aan zijn computer zat, om vanuit die veilige positie zijn rapportages te fabriceren en rond te sturen. De controller van nu gaat de boer op, op onderzoek uit, mondeling vragen stellen, toelichtingen geven, en een band opbouwen met zijn collega’s. De projectcontroller kan een spin in het web zijn, tussen projectmanagers en directie, en tussen alle andere medewerkers die invloed op of belang hebben bij de lopende projecten. Maar vanuit die positie moet de project controller ook kritische vragen durven stellen, op de eerste plaats aan projectmanagers. De reden is dat hij niet zomaar moet uitgaan van de getallen die hij zelf vindt en krijgt aangeleverd. Dat heeft niets met vertrouwen te maken, wel met zekerheid krijgen dat hij de beste basis voor een goeie rapportage krijgt. Zo kan een projectmanager informatie hebben die nog op geen enkele manier in het systeem zichtbaar is. Een voorbeeldsituatie: de project controller heeft het idee dat het project keurig op tijd wordt opgeleverd, en voorziet geen problemen. Toch is het goed om hierover in gesprek te gaan met de projectleider. Want stel nu eens dat hij er na doorvragen achter komt dat er een reële kans is dat er vertraging ontstaat? Dan heeft hij alle aanleiding om een inschatting te maken van extra kosten, en bijvoorbeeld een boeteclausule die in werking kan treden. Wellicht valt er ook een stuk opbrengst weg? Het is aan de projectcontroller om dit in kaart te brengen, en aan de directie om dit wel of niet mee te nemen in de rapportage en prognose. Een communicatief sterke, en kritische freelance project controller laat juist hierin zijn meerwaarde zien.

6. Rapportages en prognoses opstellen

Alles wat de projectcontroller doet, en zoals hierboven beschreven, doet hij voor zijn belangrijkste taak: het opstellen van rapportages en prognoses. In de meeste organisaties wordt maandelijks gerapporteerd, per het einde van de maand. Deze controller voert hiervoor gesprekken, met zowel projectmanagers als de directie, die hij structureel en dus maandelijks inplant. De besprekingen met de projectleiders zijn bedoeld om extra input te krijgen voor de rapportages die hij al heeft opgesteld. Indien nodig past hij deze aan. In de directievergadering wordt er een klap op gegeven, soms pas na een stevige discussie. De prognoses worden steeds belangrijker. Want het is goed om te weten hoe jouw projecten er nu voor staan, maar nog veel belangrijker met welk resultaat ze zullen eindigen. Door nieuwe inzichten, en mee- of tegenvallers kan die verwachting continu wijzigen. Soms is het aanleiding voor de directie om in te grijpen of met de klant in gesprek te gaan. Voor een interim project controller is dit niet het makkelijkste moment om in een rijdend project te springen, wel het meest uitdagende. De ervaren freelance project controller gaat dit ook zeker niet uit de weg.

7. Analyseren

Een niet weg te denken taak uit het pakket op het bureau van de projectcontroller is dat van analyses maken. Mocht je denken dat alleen slecht of matig lopende projecten hoeven te worden geanalyseerd, dan is het antwoord nee. Hoe zonde is het immers als op dat goed lopende project met een verwachte marge van 20% ook 30% haalbaar is? Het gaat er om dat je als controller bloot legt waarom projecten niet goed, of juist heel goed lopen. Dit zijn leermomenten voor de hele organisatie.

8. Kwaliteiten van de projectcontroller

De projectcontroller moet dus inderdaad heel goed met getallen zijn, ze snel doorzien ook. Maar hij moet ook kritisch zijn, en aangeleverde gegevens niet zomaar vertrouwen. Dat heeft niets met wantrouwen te maken, wel met meer zekerheid en onderbouwing krijgen. Door zijn vraagstelling kan hij iets op tafel krijgen wat zijn gesprekspartner blijkbaar minder belangrijk vond. Hij moet communicatief sterk zijn, en zijn mannetje staan in discussies, maar ook goed kunnen luisteren. Enerzijds moet hij mee kunnen buigen, anderzijds ook zijn poot stijf kunnen houden, in het belang van zijn werkgever. Hij moet flexibel zijn en snel kunnen schakelen, en prioriteiten kunnen stellen. Een interim project controller die over al deze kwaliteiten beschikt, is goud waard voor elke organisatie.