Projectadministrateur | Freelance | Interim | ZZP

Kies uit zeer ervaren en beschikbare Projectadministrateurs:

• Dit op interim, freelance of ZZP basis
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Projectadministrateurs
• Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
• No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
• Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.

Taken en verantwoordelijkheden van een Projectadministrateur

De taken en verantwoordelijkheden van een Projectadministrateur kunnen uiteraard per organisatie verschillen. Hieronder staan een aantal taken en verantwoordelijkheden die Projectadministrateurs, bij Bureau Ad Interim ingeschreven, uitvoer(d)en:

• Beheren voortgang projecten, waaronder bespreken inhoudelijke stand van de projecten met de projectleider, constateren (extra) winst of verlies bespreken met de projectleider en controller;
• Vastleggen van de constateringen binnen de projecten in het projectmanagementinformatiesysteem;
• Aanleggen projecten in SAP en verwerken gegevens in SAP met betrekking tot de projecten eventueel naar aanleiding van de besprekingen met projectleiders;
• Bewaken van de budgetten, bij constateren van (extra) winst dan wel verlies maatregelen nemen door middel van de daarvoor geldende procedures;
• Signaleren van problemen / vertragingen / risico’s;
• Controleren financiële overzichten met betrekking tot de maandresultaten. Deze bespreken met de controller;
• Aanleveren (gegevens) managementrapportages;
• Verzorgen facturatie, eventueel in overleg met projectleiders;
• Urenverantwoording outillage invoeren en zorgen voor de compleetheid hiervan;
• Bij problemen met debiteuren in overleg met debiteurenbeheer oplossen;
• Aanleveren kostenboekingen aan grootboek;
• Voorbereiden accountantsverklaringen.

Wat is een projectadministrateur?

Projectadministrateurs hebben als taak om allerlei gegevens van verschillende projecten te verzamelen en deze projecten uit te breiden omtrent materialen en planning. Zo draag je in deze functie bij aan het succesvol uitvoeren van projecten, waarbij je ook als eerste aanspreekpunt dient voor de desbetreffende uitvoerders en leidinggevenden.

Mensen met deze positie dragen dus een zekere mate van verantwoordelijkheid over projecten die bedrijven uitvoeren. Projecten moeten immers correct opgeleverd en uitgevoerd worden en hier zitten diverse voorwaarden aan vast. Het is dan ook een belangrijke positie die direct is gelinkt aan de productiviteit en winstgevendheid van een organisatie.

Hoe zit dit beroep in elkaar, welke verantwoordelijkheden heeft een projectadministrateur en wat zijn belangrijke competenties van iemand met deze functie?

Wat houdt dit beroep precies in?

In de eerste plaats moeten projectadministrateurs zorgen voor de correcte uitvoering van projecten. Dit wordt gefaciliteerd door allerlei soorten gegevens te verzamelen die van belang zijn voor de projecten en waardoor deze op het gebied van materialen en planning uitgebreid kunnen worden. Overigens doen projectadministrateurs dit aan de hand van door het bedrijf gerapporteerde producties, waarbij ze zich aan allerlei voorwaarden dienen te houden.

Doordat je met deze baan op diverse projecten wordt gezet, is iedere dag weer anders. Zodoende heb je een veelzijdige baan in het helpen met de administratieve kant van projecten binnen een organisatie. Je kunt aan allerlei projecten worden gekoppeld, waar je diverse taken moet uitvoeren. Denk hierbij aan het bewaken van het budget, het bijhouden van de urenregistratie, het organiseren van vergaderingen en het rapporteren van de voortgang van het project aan leidinggevenden.

Werkveld

Projectadministrateur kun je worden bij diverse bedrijven. Een veel voorkomende werkplek is bij vastgoedbedrijven, aangezien hier op continue basis grote projecten worden ondernomen. Hiervoor moet de financiële, administratieve kant goed op orde zijn. Daarnaast werken veel mensen in deze positie bij de overheid. Je kunt overigens als vaste werknemer aan de slag gaan, maar ook als tijdelijke kracht. Door als interim projectadministrateur, freelance projectadministrateur of zzp projectadministrateur te werken, doe je diverse ervaring op.

Opleiding en ervaring

Er is geen opleiding die direct leidt tot projectadministrateur. Echter, er zijn wel vergelijkbare opleidingen die voor deze positie genoeg zijn. Zo kun je beginnen met een opleiding tot administratief medewerker, waarna je je kunt specialiseren tot een projectmedewerker. Hierbij leer je over het werken op een kantoor, het begeleiden en managen van verschillende projecten en software programma's zoals MS Office. Tevens worden situaties uit de praktijk gebruikt om je voor te bereiden op deze baan.

Het hangt af van de sector waarin je werkzaam bent, maar je kunt in deze positie bijscholingen en cursussen volgen. Dit is vaak ook wenselijk vanuit werkgevers en het zorgt voor bekendheid binnen jouw sector, wat vooral handig is wanneer je als interim projectadministrateur, freelance projectadministrateur of zzp projectadministrateur aan de slag gaat. Wat ook veelal een vereiste is, is het hebben van ervaring op het gebied van zelfstandig werken en werken in een team. Je moet ervaring hebben met het herkennen van een financiële status en je moet kunnen rapporteren naar belanghebbenden.

Welke taken voert een projectadministrateur uit?

Projectadministrateurs voeren de volgende werkzaamheden uit in hun baan:

• Bewaken van budgetten voor projecten en het rapporteren en signaleren van mogelijke afwijkingen op dit gebied. Op deze manier houdt je de financiële continuïteit van een bedrijf in de gaten en kan er vroegtijdig opgetreden worden indien problemen zich voordoen.
• Bespreken van de prognose van projecten en hierover rapporteren aan belangrijke stakeholders en leidinggevenden. Zo wordt bijgehouden of er voldoende voortgang wordt gemaakt en wat er gedaan kan worden om dit te verbeteren.
• Inrichten van de administratie rondom projecten. Dit omvat ook het registreren van basisgegevens van een offerte- en projectaanvragen in een door een bedrijf gebruikt software systeem.
• Voeren van de administratie, waaronder het verwerken van de kosten en opbrengsten valt. Tevens betekent dit dat je de vastlegging van de administratie op een tijdige en volledige manier moet bewaken. Alleen op deze manier wordt een goed overzicht bewaard van de huidige stand van zaken, waardoor adequaat opgetreden kan worden bij fouten.
• Verzorgen van regelmatige rapportages met betrekking tot het beoordelen van afwijkingen en/of klachten, het monitoren van afspraken met leveranciers en inkoopcontracten en orderportefeuilles.

Een projectadministrateur is geen gewone medewerker van de administratieve afdeling, maar moet juist over veel kennis beschikken van één of meerdere projecten. Dit gaat om specifieke kennis, waardoor je een goed overzicht hebt van de financiële situatie tijdens projecten. Ook kun je door deze kennis adequaat en vroegtijdig ingrijpen indien zaken niet lopen zoals ze moeten lopen. Op deze manier heeft deze functie betrekking op verschillende vaklieden, waaronder managers en ingenieurs.

Op administratief niveau verantwoordelijk zijn voor de begeleiding en monitoring van projecten is een belangrijke taak, aangezien jij precies weet wat de status van een bepaald project is. De functie komt vaak voor bij grotere organisaties, aangezien hier gewerkt wordt met complexe, veel omvattende projecten. Hierdoor wordt niet alleen verwacht dat administratieve taken aangepakt worden door iemand in deze positie, maar veel meer zaken die direct gelinkt zijn aan de uitvoering van projecten.

Welke belangrijke eigenschappen heeft een ervaren projectadministrateur?

Om je werk goed te kunnen doen, moet je als projectadministrateur over een aantal essentiële competenties beschikken. Deze zullen nu verder worden uitgewerkt.

1. Accuraat

Ten eerste is het belangrijk dat je werk levert zonder fouten, wat mogelijk is door gestructureerd te werk te gaan en je werk diverse malen te controleren en zo nodig te corrigeren. Ook in het werk van andere moet je fouten kunnen herkennen. Tevens kun je snel verbanden tussen zaken ontdekken en blijf je zelfs onder hoge werkdruk nog accuraat werk leveren.

2. Klantgericht

Je kunt goed inspelen op de behoeften en verwachtingen die klanten hebben, welke zowel uitgesproken als onuitgesproken kunnen zijn. Hierbij dien je ook uit te zoeken wat klanten precies ambiëren en verwachten van een bedrijf. Op deze manier blijf je betrokken bij klanten en zet je je voor 100 procent in om een perfect eindresultaat te leveren. Door middel van het tonen van respect naar klanten kun je hun daadwerkelijk als koning laten voelen. Tot slot omvat deze eigenschap ook het onderscheiden van verschillende groepen van klanten en hun specifieke behoeften.

3. Kritisch

Een derde belangrijke eigenschap is het kritisch kunnen analyseren en beoordelen van opdrachten. Je legt bijvoorbeeld een lijst van criteria naast opdrachten om de haalbaarheid ervan te beoordelen. Tevens moet je vragen stellen bij elke taak, waarnaast je kanttekeningen kunt plaatsen. Niet alleen beschik je over een brede kennis binnen jouw vakgebied, maar je bent ook goed op de hoogte van de ontwikkelingen in je omgeving.

4. Oog voor details

Vervolgens hebben mensen met deze positie een goed gevoel voor details en procedures. Ze letten bijvoorbeeld op de spelling en vormgeving bij opdrachten en eindproducten. Je houdt je bezig met de organisatie en planning van werkzaamheden op een micro- en macroniveau. Op deze manier kunnen verbeterpunten vroegtijdig ontdekt worden en wordt een perfect eindresultaat geleverd.

5. Samenwerken

Tot slot dien je in deze functie goed te kunnen samenwerken en een gelijke bijdrage te leveren voor de resultaten. Je moet zorgen voor harmonie in een team en zorg dragen voor het behouden van een aangename sfeer onder de teamleden. Zaken die hieraan bijdragen zijn bijvoorbeeld het hebben van respect voor elkaar, meedenken en helpen met taken.