Projectcoördinator | Freelance | Interim | ZZP | Loondienst

Kies uit ervaren en beschikbare Projectcoördinators:

• Beschikbaar op interim, freelance of ZZP basis, of als professional bij u in loondienst.
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Projectcoördinators.
• Bij Bureau Ad Interim staan ervaren zelfstandige professionals ingeschreven die bij de KvK geregistreerd zijn, evenals professionals die beschikbaar zijn voor een loondienstverband bij uw organisatie.
• No match no pay: u betaalt alleen als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt of als de professional bij u in loondienst gaat.
• Onze bemiddelingsfee is aanzienlijk lager dan het landelijke gemiddelde van ruim 20%, zodat uw budget zo veel mogelijk in uw organisatie blijft. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers / professionals in loondienst uit uw regio.

Een Projectcoördinator helpt teams van projectmanagers met de coördinatie van middelen, uitrusting, vergaderingen en informatie. Zij organiseren projecten met als doel ze op tijd en binnen het budget af te ronden. Een ervaren projectcoördinator weet projectmanagers bij te staan tijdens het organiseren van lopende projecten. Deze taak omvat het bewaken van projectplannen, schema's, werkuren, budgetten en uitgaven, het organiseren van en deelnemen aan vergaderingen met belanghebbenden, en ervoor zorgen dat project deadlines tijdig worden gehaald.

Om succesvol te zijn als projectcoordinator moet je kunnen werken met strakke deadlines, bekwaam zijn in het gebruik van Microsoft Office-toepassingen zoals Word en Excel, en beschikken over uitzonderlijke mondelinge, schriftelijke en presentatievaardigheden. Een bachelorsdiploma in een verwant studiegebied en ten minste 3 jaar relevante ervaring is vereist om in aanmerking te komen.

Taken en verantwoordelijkheden van een Projectcoordinator

• Bijhouden en bewaken van projectplannen, project schema's, werkuren, budgetten en uitgaven.
• Organiseren, bijwonen en deelnemen aan vergaderingen met belanghebbenden.
• Documenteren en opvolgen van belangrijke acties en beslissingen van vergaderingen.
• Het voorbereiden van noodzakelijk presentatiemateriaal voor vergaderingen.
• Ervoor zorgen dat project deadlines worden gehaald.
• Bepalen van project wijzigingen.
• Verlenen van administratieve ondersteuning indien nodig.
• Ondernemen van projecttaken zoals vereist.
• Ontwikkelen van project strategieën.
• Ervoor zorgen dat projecten voldoen aan kaders en dat alle documentatie voor elk project op de juiste wijze wordt bijgehouden.
• Projectrisico's en -problemen beoordelen en waar nodig oplossingen aandragen.
• Ervoor zorgen dat de standpunten van belanghebbenden worden gemanaged met het oog op de beste oplossing.
• Vergaderingen voorzitten en faciliteren waar nodig en notulen verspreiden onder alle leden van het projectteam.
• Maak een project management kalender voor het behalen van elk doel en doelstelling.

Opleidingsvereisten en vaardigheden van een Projectcoordinator

• MBO diploma in bedrijfskunde of aan de sector gerelateerd studiegebied.
• Drie jaar ervaring op een gerelateerd gebied.
• Uitstekende mondelinge, schriftelijke en presentatievaardigheden.
• Vermogen om zowel zelfstandig als in teamverband effectief te werken.
• Ervaring met het gebruik van computers voor diverse taken.
• Vaardigheid in Microsoft-toepassingen zoals Word, Excel en Outlook.
• Kennis van dossierbeheer, transcriptie en andere administratieve procedures.
• Vermogen om met strakke deadlines te werken.

12 tips voor het coördineren van projecten

Projectcoördinatie draagt bij tot de succesvolle voortgang en voltooiing van projecten. Het is belangrijk om het budget en de deadlines goed te beheren, zodat het team zijn werk binnen het vastgestelde budget en op tijd afrondt. Het vergemakkelijkt ook een goede communicatie zodat teamleden de laatste informatie over projecten begrijpen en er toegang toe hebben. Hier zijn enkele tips voor projectcoördinatie om je te helpen succesvoller te worden in deze rol.

1. Wees begripvol

Heb begrip voor de mensen met wie je samenwerkt, vooral als het mensen zijn uit verschillende culturen of teams. Denk aan omstandigheden die tijdens het project voor uitdagingen kunnen zorgen, zoals verschillende talen of culturele verschillen, en hoe die van invloed kunnen zijn op hun begrip of perceptie van boodschappen. Streef naar positieve interacties om een goed precedent te scheppen, en stel vaak vragen om er zeker van te zijn dat je alles goed hebt begrepen.

2. Wees bereid om te leren

Sta open voor het leren van nieuwe dingen en vaardigheden. Dit kan je helpen de dynamiek en diepgang van een bepaald project beter te begrijpen, waardoor je meer inzicht krijgt in de verwachtingen, belangen en kennislacunes van de bij het project betrokken belanghebbenden. Een bereidheid om te leren kan je ook in staat stellen te ontdekken waarom een project belangrijk is en hoe het van invloed is op het algemene strategische plan of de doelstellingen van een organisatie.

3. Zorg voor vertrouwen

Vertrouwen tussen teamleden is essentieel voor de succesvolle afronding van projecten. Zorg er eerst voor dat de teamleden jou en jouw aanpak van het project vertrouwen. Wees benaderbaar en vriendelijk, en beantwoord hun vragen om transparantie te creëren en hun vertrouwen te verdienen. Behoud hun vertrouwen door de beloftes die je maakt na te komen.

4. Stel verwachtingen in het eerste stadium vast

Stel al vroeg in het project verwachtingen vast. Dit kan gaan over wie verantwoordelijk is voor welke taken, hoe je het beste met elkaar kunt communiceren en de kwaliteit van het werk dat je verwacht. Het is essentieel om deze verwachtingen te communiceren naar alle betrokkenen, inclusief interne en externe belanghebbenden. Dit kan complicaties of misverstanden later tijdens het project helpen voorkomen.

5. Stimuleer teamwerk

Creëer een sfeer die teamwerk en samenwerking aanmoedigt. Het is ook belangrijk om je team te laten zien dat je hen en hun bijdragen waardeert. Dit helpt ervoor te zorgen dat je team alles kan bereiken wat het project vereist, zoals het voltooien van werk op snelle doorlooptijden.

6. Implementeer een kader

Overweeg de implementatie van een projectmanagement kader om te helpen bij de uitvoering van de projectmanagement levenscyclus. Dit kan je een kader bieden voor het definiëren van vergaderschema's en het geven van autonomie aan het team voor hun taken. De meeste raamwerken bevatten ook vooraf gedefinieerde activiteiten logboeken, wat gunstig kan zijn voor het stimuleren van een snellere afronding van taken.

7. Ken je team

Leer je team kennen. Leer hun sterke en zwakke punten en voorkeuren kennen om je te helpen taken te delegeren of nauwkeuriger in te schatten hoeveel tijd taken kunnen vergen. Het is ook belangrijk om vast te stellen wie directe leiding nodig heeft en wie zelfredzaam is om je te helpen je eigen tijd en betrokkenheid bij hun taken in te schatten.

8. Maak gebruik van projectbeheer tools

Denk na over het gebruik van projectmanagement tools om de efficiëntie van je project management levenscyclus te verbeteren. Overweeg je behoeften, en onderzoek je opties voor tools die kunnen helpen je werk te vereenvoudigen. Je kunt kiezen uit verschillende hulpmiddelen, en de meeste bieden één enkele platform aan waar alle teamleden toegang hebben tot het project en de voortgang ervan kunnen volgen. Dit bevordert de samenwerking tussen teamleden en zorgt ervoor dat iedereen hetzelfde inzicht heeft in de activiteiten, opdrachten en plannen.

9. Organisatie onderhouden

Het is essentieel dat een projectcoordinator over uitstekende organisatorische vaardigheden beschikken. Maak, volg en communiceer een tijdlijn van het project waar alle teamleden naar kunnen verwijzen. Houd nauwkeurige gegevens bij van iedereen die bij het project betrokken is en voor welke taken elk teamlid verantwoordelijk is.

10. Verwachtingen managen

Projectcoördinatoren werken met een verscheidenheid aan belanghebbenden en teamleden, en het is essentieel dat iedereen die bij het project betrokken is weet wat ze kunnen verwachten. Dit kan de rol en verantwoordelijkheden van elke persoon omvatten en de tijdsbeperkingen die het project kunnen beïnvloeden. Het is belangrijk om alle verwachtingen te communiceren en regelmatig updates te geven om de verwachtingen te beheren, vooral voor belanghebbenden of klanten. Dit kan ook helpen om uitstekende relaties met hen te onderhouden en misverstanden te voorkomen.

11. Risico's beheren

Risicobeheer is een belangrijke verantwoordelijkheid voor projectcoördinatoren. Evalueer het project en identificeer potentiële risico's die de voortgang of het succes ervan kunnen beïnvloeden. Ontwikkel plannen om de kans op deze risico's te verkleinen en hoe je denkt te reageren als ze zich voordoen. Zorg ervoor dat iedereen in je team de potentiële risico's van het project begrijpt en hun rol in het verkleinen van de kans dat deze risico's zich voordoen.

12. Kom vaker bijeen

Uitstekende communicatie is essentieel voor succesvolle projecten. Vergader vaak met je team om de voortgang te controleren en updates uit te wisselen. Overweeg om elke week, op dezelfde dag en hetzelfde tijdstip te vergaderen om consistentie te creëren.

Werken als interim Projectcoordinator?

Ben jij een professionele freelance Projectcoordinator die op efficiënte wijze en met de juiste hulpmiddelen projecten kan coördineren? Stuur ons dan zo snel mogelijk jouw CV toe en wij nemen contact met je op voor een kennismakingsgesprek.

Projectcoördinator inhuren?

Ben je op zoek naar een ervaren zzp Projectcoordinator die een echte professional is in zijn vakgebied. Dan kunnen wij helpen! Neem vandaag nog contact op met Bureau Ad Interim voor het vinden van de meest geschikte kandidaat voor deze functie.