Projectsecretaris | Freelance | Interim | ZZP | Loondienst

Kies uit ervaren en beschikbare Projectsecretarissen:

• Beschikbaar op interim, freelance of ZZP basis, of als professional bij u in loondienst.
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Projectsecretarissen.
• Bij Bureau Ad Interim staan ervaren zelfstandige professionals ingeschreven die bij de KvK geregistreerd zijn, evenals professionals die beschikbaar zijn voor een loondienstverband bij uw organisatie.
• No match no pay: u betaalt alleen als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt of als de professional bij u in loondienst gaat.
• Onze bemiddelingsfee is aanzienlijk lager dan het landelijke gemiddelde van ruim 20%, zodat uw budget zo veel mogelijk in uw organisatie blijft. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers / professionals in loondienst uit uw regio.

De 5 gemeenschappelijke taken en verantwoordelijkheden van een projectsecretaris

Projectsecretarissen helpen projectmanagers ten aanzien van het in evenwicht brengen van de tijd, budgetten en de reikwijdte van een bepaald project. Zij voeren administratieve taken uit, zoals het plannen en notuleren van meetings, maar ook het accumuleren en doorgeven van informatie. Projectsecretarissen kunnen echter ook genoodzaakt zijn om zo nu en dan een aantal projectmanagement taken over te nemen.

Of ze nu werkzaam zijn in de bouwsector, informatietechnologie, techniek of diverse andere sectoren, er zijn bepaalde algemene eigenschappen die een projectsecretaris van onschatbare waarde maken. Het type organisatie waarvoor een projectsecretaris werkt zal uiteindelijk de exacte rollen en verantwoordelijkheden bepalen die zij uitvoeren, maar in de regel omvatten deze de volgende werkzaamheden.

1. Documenten organiseren

Het goed bijhouden van alle belangrijke documenten, facturen, en contracten is een belangrijk aspect van je rol. Het implementeren van archiefsystemen die het gemakkelijk maken om elk document snel en efficiënt terug te vinden is dus ook een van jouw taken als projectsecretaris.

2. Correspondentie beantwoorden

Het beantwoorden van e-mails, brieven en telefoongesprekken zijn belangrijke taken. Projectsecretarissen zijn het eerste aanspreekpunt voor iedereen die bij het project betrokken is, dus het is belangrijk dat ze te allen tijde een professionele houding aannemen en vragen of verzoeken om informatie over het project kunnen beantwoorden.

3. Benodigdheden bestellen

Projectsecretarissen onderhouden contacten met leveranciers en verkopers om benodigdheden voor projecten en het kantoor te bestellen, waaronder computer software of -apparatuur en kantoorbenodigdheden.

4. Facturen verwerken

Projectsecretarissen zijn verantwoordelijk voor het opmaken en betalen van facturen voor aannemers, klanten en leveranciers van project apparatuur of -materialen. Ze verwerken betalingen en zorgen ervoor dat alle verschuldigde facturen op tijd worden betaald.

5. Vergaderingen organiseren

Een projectsecretaris is ook verantwoordelijk voor het regelen en voorbereiden van bedrijfsvergaderingen op kantoor en daarbuiten voor, inclusief het beheren van schema's voor vergaderingen en conferenties voor het hele team.

De 7 belangrijkste kwalificaties van een projectsecretaris

1. Computer- en rekenvaardigheden

Projectsecretarissen moeten beschikken over goede type- en computervaardigheden, goede besluitvormers zijn die in staat zijn om taken effectief te prioriteren, en een goede schrijfvaardigheid hebben. Meestal vereisen werkgevers een bachelordiploma in secretariaats wetenschappen, bedrijfskunde, of een vergelijkbaar vakgebied, evenals de volgende vaardigheden:

• Ze moeten over goede computertechnische vaardigheden beschikken om berichten per email, sms en andere vormen van digitale communicatie te kunnen verzenden en ontvangen.
• Ook het maken van spreadsheets en het gebruiken van tekstverwerkingsprogramma's, naast kennis hebben over het gebruik van projectplanning software is een noodzakelijke vereiste.
• Rekenkundige vaardigheden zijn nodig om projectmanagers te assisteren bij het opstellen en beheren van begrotingen en het maken van kostenramingen.

Veel van je taken zullen hand in hand gaan met het gebruik van een computer, het beantwoorden van e-mails tot het typen van brieven en het bijwerken van spreadsheets, dus sollicitanten hebben sterke computervaardigheden nodig en het vermogen om nieuwe software snel op te pikken.

2. Interpersoonlijke vaardigheden

De meeste organisaties en bedrijven die doorgaans 80 procent van hun projecten op tijd en binnen het budget afronden hebben één ding met elkaar gemeen. Zij communiceren duidelijk over projectinformatie.

Projectsecretarissen begroeten vaak klanten, beantwoorden de telefoon en communiceren ook vaak met senior leden van het team, dus moeten ze over uitstekende interpersoonlijke en communicatieve vaardigheden beschikken.

Je speelt daarom een cruciale rol in het bepalen welke vormen van communicatie geprefereerd worden door de belanghebbenden - tekst, e-mail, persoonlijk of telefonisch - en de gewenste tijdstippen en frequentie, en zorgt ervoor dat de communicatie ook op die wijze geschiedt. Goede interpersoonlijke vaardigheden zijn ook nodig tijdens ontmoetingen met collega’s en cliënten, en vooral wanneer je het een keertje niet met hen eens bent.

3. Leiderschap en probleemoplossende vaardigheden

Als de projectmanager even niet beschikbaar is, kan de projectsecretaris een deel van de projectverantwoordelijkheden op zich nemen. Het vermogen om de leiding te nemen wanneer dat nodig is en ook om situaties in kaart te brengen en de beste aanpak te bepalen, is een van de beste kwaliteiten die je als projectsecretaris kan bezitten.

4. Organisatorische vaardigheden

Van het archiveren van documenten tot het op tijd afronden van alle administratieve taken en het netjes houden van het kantoor, organisatie is een belangrijk aspect van de vaardigheden van een projectsecretaris.

5. Timemanagement en organisatorische vaardigheden

Dankzij hun bekwaamheid op het gebied van timemanagement en organisatie kunnen projectsecretarissen hun projectmanagers helpen om op schema te blijven, en dat deadlines worden zonder problemen worden gehaald.

Je moet dus georganiseerd zijn en je eigen tijd goed kunnen beheren, zodat je voortdurend op de hoogte kunt blijven en weten wat er gaande is in elk stadium van het project. Dit is van essentieel belang om de opdracht op tijd af te leveren en binnen de begroting te houden. Je bent niet alleen verantwoordelijk voor het beheren van je eigen tijd, maar ook die van jouw managers, van het controleren of ze vergaderingen bijwonen tot het beheren van hun agenda's voor de komende maanden.

6. Aanpassingsvermogen en stressmanagement

Aanpassingsvermogen en stressmanagement zijn vaardigheden van projectsecretarissen die nodig zijn om met de vele onbekende factoren van een project om te gaan. Het is immers altijd mogelijk dat objectieven veranderen; er kunnen tegenvallers zijn en de hiërarchie kan zwakke schakels bevatten. Deze onzekerheid kan leiden tot misverstanden, fouten en soms zelfs tot miscommunicatie. In deze chaos moeten jij kunnen omgaan met de frustratie en de stress die dat oplevert.

7. Prioriteiten stellen

Je zult beslissingen moeten nemen over welke taken voorrang krijgen en je eigen werklast effectief beheren zonder constante supervisie. Gebruik hiervoor de juiste tools. In een wereld waar efficiëntie van het grootste belang is, moeten professionals gebruik maken van de beschikbare tools die hen kunnen helpen hun werk gemakkelijker te maken.

Project management software tools kunnen je helpen jouw taken zo effectief mogelijk af te leveren door functies te bieden waarmee je taken kunt beheren, voortgang kunt bijhouden en communicatie kunt stroomlijnen.

Bij het kiezen van welke tools je wilt gebruiken, is het belangrijk om je behoeften te analyseren en te identificeren welke opties in staat zijn om aan jouw eisen te voldoen. Met de juiste projectmanagement-apps of -software in als extra steuntje in de rug kun je adequaat communiceren met jouw projectmanager, de rest van het team en georganiseerd blijven zodat projecten op tijd opgeleverd en naar behoren kunnen worden.

Opleiding en training

De minimumvereiste om een project secretaris te worden is een bachelordiploma in secretariaats wetenschappen, bedrijfsbeheer, administratie of een soortgelijk vakgebied. Werkgevers eisen ook vaak een aantal jaren ervaring in een secretariële of administratieve rol als bewijs van je vaardigheden. Projectsecretarissen moeten over uitstekende computervaardigheden beschikken, met name op het gebied van typen, databasebeheer en spreadsheets.

Doorgroeimogelijkheden van een projectsecretaris

Als project secretaris kun je projectcoördinator worden door het behalen van een bachelor diploma in bedrijfskunde, marketing, management of aanverwante hoofdvakken, samen met één tot drie jaar ervaring als projectsecretaris. Met drie of meer jaar ervaring en een bachelordiploma kun je doorgroeien naar een functie als projectbeheerder.

Opeenvolgende hogere functies zijn project manager en directeur. Voor beide functies is minstens vijf jaar ervaring in projectadministratie vereist. Veel bedrijven geven er de voorkeur aan dat hun projectdirecteuren ook een masterdiploma in bedrijfskunde, marketing of management hebben.

Aangezien de werkgelegenheid op dit gebied snel blijft groeien, zal de behoefte aan goed opgeleide projectsecretarissen binnenkort groter zijn dan ooit. Het behalen van een gevorderd diploma is een strategische manier om je te onderscheiden van de concurrentie bij het solliciteren naar deze functie. Het zorgt er tevens voor dat je kunt doorgroeien en de juiste competenties bezit om een effectieve freelance projectsecretaris, interim projectsecretaris of zzp projectsecretaris te zijn die een onvervangbare aanvulling is voor een projectmanager in het bedrijf.