Receptioniste | Freelance | Interim | ZZP | Loondienst

Kies uit ervaren en beschikbare Receptioniste:

• Beschikbaar op interim, freelance of ZZP basis, of als professional bij u in loondienst.
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Receptioniste.
• Bij Bureau Ad Interim staan ervaren zelfstandige professionals ingeschreven die bij de KvK geregistreerd zijn, evenals professionals die beschikbaar zijn voor een loondienstverband bij uw organisatie.
• No match no pay: u betaalt alleen als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt of als de professional bij u in loondienst gaat.
• Onze bemiddelingsfee is aanzienlijk lager dan het landelijke gemiddelde van ruim 20%, zodat uw budget zo veel mogelijk in uw organisatie blijft. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers / professionals in loondienst uit uw regio.

Waardevolle tips om een goede receptioniste te zijn

Receptionistes verrichten allerlei administratieve ondersteunende taken, zoals het beantwoorden van telefoontjes, het ontvangen van bezoekers, het voorbereiden van vergader- en opleidingsruimten, het sorteren en verspreiden van post en het maken van reisplannen. Je bent ook verantwoordelijk voor het geven van aanwijzingen aan klanten over de verschillende afdelingen van het kantoor, contact opnemen met medewerkers over bezoekers, het aannemen van berichten, en het sorteren en distribueren van post.

Om in deze functie succesvol te zijn, moet je beschikken over uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden en over kennis van Microsoft Office-toepassingen zoals Word en Excel. Eerdere ervaring als receptionist zal zeker ook bijdragen aan jouw kansen de baan te bemachtigen.

Veel bedrijven nemen niet graag de tijd om receptionisten goed op te leiden omdat ze er geen tijd of geld aan willen besteden. Vaak realiseren bedrijven zich ook niet het belang van een goed opgeleide receptioniste. Onthoud dat als eerste aanspreekpunt van een bedrijf jij de potentie hebt om een deal te sluiten door een goede eerste indruk te geven of om de deal te verliezen door een veel gemaakte fout.

Taken en verantwoordelijkheden van een receptioniste

• Het begroeten van klanten en bezoekers met een positieve, behulpzame houding.
• Helpen van cliënten bij het vinden van de juiste afdeling op het kantoor.
• Aankondigen van klanten indien nodig.
• Helpen bij het handhaven van de veiligheid op de werkplek door het uitgeven, controleren en verzamelen van badges en het bijhouden van bezoekers logboeken.
• Helpen met een verscheidenheid aan administratieve taken, waaronder kopiëren, faxen, notuleren en het maken van reisplannen.
• Voorbereiden van vergader- en opleidingsruimten.
• Je beantwoordt telefoons op een professionele manier en verbind klanten indien nodig door.
• Assisteren van collega's bij administratieve taken.
• Uitvoeren van ad hoc administratieve taken.
• Beantwoorden, doorverbinden en screenen van telefoongesprekken.
• Sorteren en verdelen van post.
• Aanwerven, beheren en ontwikkelen van het junior administratieve team.
• Zorgen voor een uitstekende klantenservice.
• Afspraken inplannen.

Opleidingsvereisten en vaardigheden van een receptioniste

• MBO diploma of verkorte opleiding in een aanverwante richting.
• Eerdere ervaring als baliemedewerker of in een aanverwant vakgebied.
• Consistente, professionele kleding en manieren.
• Uitstekende schriftelijke en verbale communicatievaardigheden.
• Vaardigheid in Microsoft-toepassingen, waaronder Word, Excel en Outlook.
• Goede vaardigheden op het gebied van tijdsbeheer.
• Ervaring met administratieve en schriftelijke procedures.
• Positieve bijdrage leveren als onderdeel van een team, waarbij je helpt met verschillende taken.

Of je officiële titel nu receptioniste, kantoor assistent, of baliemedewerker is, je speelt een cruciale rol in het draaiende houden van een kantoor. Het is dus belangrijk om te weten hoe je een goede receptioniste wordt, met inbegrip van de kwaliteiten die een uitstekende receptioniste maken en de tips en trucs van het vak te kennen.

Je bent het gezicht van een bedrijf, jij houdt alle functies draaiende en vaak ben je ook het eerste contactpunt voor klanten en bezoekers van het kantoor. Jouw rol vereist veelzijdigheid, aanpassingsvermogen, organisatie en een lange lijst van interpersoonlijke, administratieve en technische vaardigheden.

Gebruik deze 10 tips en hulpmiddelen om je kantoorvaardigheden bij te spijkeren en je carrière in de administratie vooruit te helpen

1. Glimlach vaak

Hoewel het misschien gek lijkt om te glimlachen aan de telefoon, het werkt wel! Glimlachen is de makkelijkste manier om ervoor te zorgen dat je als baliemedewerker vriendelijk en uitnodigend overkomt en de perfecte toon aanhoudt. Bovendien zal het houden van een glimlach op je gezicht je ook helpen om je kalm en gelukkig te voelen gedurende de dag.

2. Vermijd eten achter het bureau en kauwgom

Een baliemedewerker kan geen goede eerste indruk maken als haar mond vol met eten zit. Als je zit te eten of kauwgom kauwt, zal een beller niet in staat zijn om je duidelijk te verstaan. Een goede gewoonte is voedsel en kauwgom uit de buurt te houden van je werkplek. Als het eten daar niet steeds als verleiding opduikt, zullen bellers zich niet laten afschrikken door het geluid van kauwen.

3. Gebruik geen mobiele apparaten

Receptionisten hebben al genoeg afleidingen gedurende de dag, een mobiel apparaat hoeft daar niet bij te komen. Net zoals eten uit de buurt van de receptie moet blijven, moet een mobiel apparaat worden opgeborgen totdat er een pauze is ingelast. Persoonlijke apparaten kunnen een receptionist afleiden van het gesprek en er mogelijk toe leiden dat ze belangrijke informatie mist.

4. Houd een notitieboekje bij de hand

Om op het hoogste niveau te functioneren, is het belangrijk om het juiste notitieboekje bij de hand te hebben. Dit notitieboekje kan aangeven welke informatie je moet verzamelen wanneer je berichten aanneemt. Als je deze informatie bij de hand hebt, verloopt een gesprek efficiënter en nauwkeuriger.

5. Raak vertrouwd met telefoneren

Of je nu van telefoneren houdt of er een hekel aan hebt, het is een belangrijk aspect van een baan als baliemedewerker. En zelfs als je het leuk vindt, kan het weleens voorkomen dat je de juiste woorden niet kunt vinden. Ongeacht je niveau van zelfvertrouwen blijft voorbereiding de sleutel tot succes. Oefen thuis met mensen die je vertrouwt zoals familie, vrienden of collega's. Raak vertrouwd met het telefoneren en vraag om inzicht in hoe je overkomt. Praat je te zacht, of niet zacht genoeg? Wen eraan om op een vriendelijke maar professionele manier aan de telefoon te spreken.

Schrijf voor het bellen de belangrijkste punten op die je moet behandelen, zodat je niets vergeet. Zorg voor een soort van script voor het beantwoorden van de telefoon. Denk eraan te antwoorden als het bedrijf en duidelijk te zeggen wie er spreekt.

Receptionistes hebben veel te doen - emails die zich opstapelen, documenten die gearchiveerd moeten worden, rapporten die geschreven moeten worden, berichten doorgegeven en afspraken die ingepland moeten worden.

Wanneer de telefoon rinkelt, is het het beste om alle andere kantoortaken opzij te zetten en je alleen te concentreren op het inkomende gesprek. Het is daarom goed om even adem te halen, te glimlachen en het gesprek rustig aan te nemen. Dit zal meteen de toon zetten en een geweldige ervaring creëren voor de beller. Diep ademhalen vermindert stress en verbetert stemming. Bewust diep ademhalen helpt de bloeddruk te verlagen, waardoor je kalm en geconcentreerd blijft.

6. Gebruik de naam van de beller

Als je de mogelijkheid hebt om de naam van de beller te gebruiken tijdens een gesprek, is het zeker aan te raden dat ook te doen. Door de beller op de juiste manier aan te spreken, creëer je een gevoel van betrokkenheid en vriendelijkheid. Dit zorgt op zijn beurt voor een goede eerste indruk.

7. Wees beleefd

Beleefd zijn zal uiteraard ook helpen om een goede eerste indruk te maken. Het is dan ook goed om altijd "dank u", "mag ik alstublieft" en "nog een prettige dag verder" te zeggen. Als deze beleefde termen worden gebruikt, merkt de klant dat en wordt zijn ervaring verbeterd.

8. Vermijd de woorden "Ik weet het niet"

De kans is groot dat je vragen krijgt die je niet meteen kunt beantwoorden, dus is het belangrijk om jezelf te trainen in de juiste manier van antwoorden. Het mag duidelijk zijn dat het gebruik van de zin "Ik weet het niet" geen optie is. Zinnen die beginnen met "Laat me" en "Ik zou het graag doen" zijn goede manieren om deze zin te vermijden. Gebruik liever zinnen zoals "Ik zal het voor u uitzoeken" of "Ik zal het met alle plezier even nakijken".

9. Bevestig met de beller

Om er zeker van te zijn dat informatie correct heeft genoteerd, is het verstandig om telefoonnummers en adressen altijd nog een keer na te lezen. Een andere goede tip is om namen of woorden die moeilijk uit te spreken zijn, te spellen. Dit zal de beller het vertrouwen geven dat hun boodschap correct is opgenomen.

10. Herhaal het bericht

Het bericht woord voor woord aan de beller voorlezen is een andere goede oefening om de nauwkeurigheid te garanderen. Bellers willen graag weten of hun bericht correct is overgekomen, dus dit is een goede manier om daar zeker van te zijn.

Wil je graag als permanente of tijdelijk receptioniste aan de slag? Stuur ons dan zo snel mogelijk jouw cv toe of neem contact op voor een kennismakingsgesprek.

Receptioniste inhuren?

Ben je op zoek naar een freelance receptioniste, interim receptioniste of zzp receptioniste die over bovenstaande eigenschappen en vaardigheden beschikt? Neem dan contact op met Bureau Ad Interim voor het vinden van die vrolijke duizendpoot die een verfrissend aanspreekpunt is voor jouw bedrijf of organisatie.