Salarisadministrateur | Freelance | Interim | ZZP | Loondienst

Kies uit ervaren en beschikbare Salarisadministrateurs:

• Beschikbaar op interim, freelance of ZZP basis, of als professional bij u in loondienst.
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Salarisadministrateurs.
• Bij Bureau Ad Interim staan ervaren zelfstandige professionals ingeschreven die bij de KvK geregistreerd zijn, evenals professionals die beschikbaar zijn voor een loondienstverband bij uw organisatie.
• No match no pay: u betaalt alleen als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt of als de professional bij u in loondienst gaat.
• Onze bemiddelingsfee is aanzienlijk lager dan het landelijke gemiddelde van ruim 20%, zodat uw budget zo veel mogelijk in uw organisatie blijft. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers / professionals in loondienst uit uw regio.

De salarisadministrateur: 10 wetenswaardigheden van de specialistische vreemde eend tussen de financials

Deze keer beschouwen we de functie van degene die verantwoordelijk is voor de betaling van de lonen en salarissen binnen een organisatie. Hoewel ook de salarisadministrateur een financieel opgeleide functionaris is, verschilt hij van de meeste andere financieel medewerkers, zoals boekhouders, administrateurs en controllers. Hij richt zich namelijk op een heel specifiek onderdeel van de financiële administratie: het tijdig en correct betalen van iedereen die bij het bedrijf op de loonlijst staat.

1. Gegevens verzamelen, controleren en verwerken

Een groot deel van de werkzaamheden van de loonadministrateur bestaat uit het werken met een enorme hoeveelheid aan gegevens. Die gegevens vormen de basis van een juiste loon- en salarisbetaling. Het gaat hier deels om NAW-gegevens, die vanzelfsprekend altijd moeten kloppen. Verhuist een medewerker of gaat hij of zij trouwen (of scheiden), met een naamswijziging tot gevolg, dan moet de loonadministratie hiervan op de hoogte zijn. Een verhuizing heeft ook betrekking tot de woon-werk afstand, en dus op de reiskostenvergoeding. Het is dus van belang dat nieuwe én de huidige medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht op dat gebied. Voorkomen moet worden dat er een salarisbetaling wordt gedaan op basis van verouderde gegevens, terwijl de verandering daarop invloed heeft. Het is vervelend voor zowel de salarisadministrateurs als de betrokkene als er later iets moet worden verrekend. De medewerker krijgt dan immers een afwijkende salarisbetaling, die vast vragen oproept. Zeker ook omdat de volgende betaling correct is volgens de nieuwe gegevens, en dus weer anders dan de loonbetaling inclusief verrekening van de vorige keer.

2. Leaseauto's en vergoedingen

In sommige functies krijgen medewerkers een leaseauto tot hun beschikking. Die vertegenwoordigen een bepaalde waarde, waarover de medewerker belasting zal moeten betalen. Andere medewerkers krijgen een reiskostenvergoeding en sommigen een onkosten- of studiekostenvergoeding. De salarisadministrateur verwerkt dit alles netjes en op tijd in het systeem, zodat elke medewerker het juiste salaris krijgt uitbetaald, en zijn loonstrook klopt. Worden vergoedingen betaald op basis van declaraties, dan checkt de salarismedewerker of de declaratie volledig is ingevuld. Daarnaast controleert hij of vereiste bewijzen zijn bijgevoegd, of de declaratie is getekend, en of de leidinggevende van de medewerker voor akkoord heeft getekend. Betaalt hij een vergoeding uit op basis van onvolledige informatie, dan kan hij daar later problemen mee krijgen.

3. Jaaropgaves

Jaarlijks krijgt elke medewerker van de organisatie een jaaropgave van het afgelopen jaar, ergens in de eerste weken. Dit is ook weer zo’n moment dat er veel vragen komen. De salarisadministrateur moet hierop ingesteld zijn, en weten dat hij deze zal moeten beantwoorden tussen alle andere werkzaamheden door. Het gaat er dus ook om dat hij prioriteiten kan stellen, bijvoorbeeld mensen toezegt terug te bellen op een moment dat het hem meer gelegen komt.

4. Wet- en regelgeving

Als er één financieel beroep is dat veel te maken krijgt met wet- en regelgeving dan is dat zeker het beroep van salarisadministrateur. Want op dat nettobedrag dat een medewerker krijgt uitbetaald, hebben al diverse inhoudingen plaatsgevonden. Die medewerker ziet daar niets van, tenzij hij deze keer wel op zijn loonstrook kijkt. Maar alle handelingen die daar aan vooraf zijn gegaan, ziet hij zeker niet. Een uiteindelijke netto betaling komt tot stand na allerlei bijtellingen en inhoudingen. Denk hierbij aan toeslagen, vergoedingen en werkgeversbijdragen, en aan werknemersbijdragen, premies en sociale lasten. Deze worden alle berekend aan de hand van door de overheid vastgestelde percentages. Van tijd tot tijd veranderen deze, wat ook invloed heeft op het uiteindelijke netto salaris. Het is dus van het grootste belang dat dit op het juiste moment wordt aangepast in het systeem, zodat bijvoorbeeld op 1 januari de nieuw vastgestelde premies worden ingehouden. Uiteraard is het slim alle werknemers daarvan op de hoogte te stellen. Dat scheelt weer veel telefoontjes en mails van collega’s die hier nog niet van op de hoogte waren.

5. Afdrachten

Al die inhoudingen moeten vervolgens ook weer worden afgedragen, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst en aan pensioenfondsen. Die concrete betaling zal waarschijnlijk niet door de salarisadministratie worden gedaan, maar door de administrateur of boekhouder. De basis voor een juiste afdracht, van bijvoorbeeld de loonbelasting, ligt echter wel bij de salarisadministrateurs. Je wil als organisatie uiteraard problemen met de Belastingdienst en andere instanties voorkomen, dus is het belangrijk dat salarisadministratie en boekhouding goed met elkaar communiceren. Sowieso lijkt de functie van loonadministrateurs soms een hele zelfstandige, en dat is ook absoluut zo, maar goed kunnen samenwerken is een strikt vereiste voor iedereen die zich bezig houdt met lonen en salarissen.

6. Urenverantwoording en overuren

In sommige organisaties is de administratie van lonen en salarissen redelijk doorsnee, in die zin dat voor de meeste mensen de salarisstrook er maandelijks hetzelfde uitziet. Hoe anders is dat in een ‘urenfabriek’, een bedrijf waar veel medewerkers worden betaald naar gelang het aantal uren dat ze hebben gemaakt. Krijgen ze daarnaast ook reisuren betaald, en overuren (doordeweeks en in het weekend) tegen verschillende opslagpercentages, dan is dat heel anders. Het is elke maand weer van belang dat de urenverantwoordingen volledig en kloppend zijn. En natuurlijk is er tegenwoordig heel veel geautomatiseerd en hoeven bijvoorbeeld productiemedewerkers niet meer al hun uren handmatig te schrijven. Maar dat is zeker geen garantie dat er niets fout kan gaan. In elk systeem kunnen fouten sluipen, elke tool kan een keer haperen. Maar als de loonbetaling niet klopt, dan krijgt de salarisadministratie daar de schuld van. Het is dus noodzakelijk altijd een vinger aan de pols te houden. De loonadministrateur doet daartoe regelmatig controles, bijvoorbeeld op volledigheid, en schakelt ook regelmatig met degenen die verantwoordelijk zijn voor de urenregistratie en de verwerking daarvan. De verantwoordelijkheid daarvoor ligt niet bij hem, maar hierdoor kan hij problemen wel voorkomen, of nog tijdig laten oplossen. Dit scheelt enorm veel onnodige telefoontjes en correcties.

Voor de interim salarisadministrateur is het goed om snel te begrijpen hoe de lijnen in de organisatie in dat opzicht lopen. Waar mogelijk, en indien gewenst, probeert hij een verbeterslag te maken of daar concrete voorstellen voor te doen. Door zijn brede ervaring kan hij dus meer doen dan alleen een collega vervangen of uithelpen bij drukte op de salarisadministratie.

7. Veel contact met medewerkers

Een salarisadministrateur heeft niet alleen veel met data te maken. Hij heeft namelijk ook veel contact met medewerkers, zijn collega’s dus. De meeste mensen begrijpen niet veel van hun salarisstrook, maar willen wel weten hoe het in elkaar steekt, of in ieder geval waarom ze dit nettoloon krijgen. Zolang ze elke maand hetzelfde krijgen betaald hoor je ze meestal niet. Maar als er ook maar iets afwijkt, hangen ze aan de telefoon. Het is daarbij dus van belang dat de loonadministrateur niet alleen de vereiste kennis heeft, maar de toepassing hiervan ook kan uitleggen aan een medewerker. Zeker al die verschillende inhoudingen maken het niet bepaald makkelijk om te begrijpen, zeker niet als diegene geen financiële kennis heeft. Werken op een salarisadministratie vraagt dus ook geduld en inlevingsvermogen, want medewerkers zijn vaak bang dat ze te weinig krijgen, ook als de salarisadministrateur zeker weet dat hun salaris klopt. Wel is hij daarbij altijd afhankelijk van de aangeleverde input.

Van de interim salarisadministrateur wordt hier iets extra’s gevraagd. Hij kent immers de medewerkers niet. Ook degenen die regelmatig bellen, zijn voor hem nieuw. Hij moet voorkomen dat iemand zich niet gehoord voelt en afhaakt. Het is dus zaak dat de zzp salarisadministrateur goed luistert, zich snel inleeft in een situatie en snel schakelt. Een medewerker moet in principe nauwelijks merken dat de freelance salarisadministrateur er pas kort en ook maar tijdelijk werkt.

8. Integriteit

Er is nog iets bijzonders aan de functie van salarisadministrateur. Hij weet namelijk wat heel veel mensen in het bedrijf vast graag willen weten, namelijk wat de directeur verdient, en hun chef, en hun collega’s. Integer zijn is dan ook een keiharde eis voor elke loonadministrateur. Hij heeft toegang tot veel informatie die voor anderen altijd verborgen moet zijn en blijven. Hij moet zich daar altijd bewust van zijn. Waar anderen binnen de organisatie in principe alles waar ze mee werken op hun bureau kunnen laten liggen, moeten salarisadministrateurs altijd zorgen voor een clean desk, zonder vertrouwelijke informatie. Dat geldt ook voor hun computerscherm, als ze van hun plek zijn.

9. Deadlines

Het geldt natuurlijk voor heel veel andere functies, maar ook iedereen die op een salarisadministratie werkt, moet met hele strikte deadlines om kunnen gaan, en niet stressgevoelig zijn. Iedere maand komt er namelijk een moment dat het niet meer mogelijk is om te muteren omdat de definitieve salarisrun moet worden gedraaid. Een freelance salarisadministrateur kan hier zijn waarde bewijzen, door er voor te zorgen dat alle belangrijke input en wijzigingen zijn verwerkt, inclusief die van het laatste uur.

10. Output

Na alle input en het draaien van de salarisruns zijn er controle momenten. De loonadministrateur gaat hierbij door alle proefsalarisstroken heen. Waar nodig, als hij fouten constateert, brengt hij correcties aan, die in een volgende run worden verwerkt. Maar er komt dus een moment dat hij alles los moet laten, want na de definitieve salarisrun worden de betalingen klaargezet en overgemaakt.