Secretarieel en Administratief Medewerker | Freelance | Interim | ZZP | Loondienst

Kies uit ervaren en beschikbare Secretarieel en Administratief Medewerkers:

• Beschikbaar op interim, freelance of ZZP basis, of als professional bij u in loondienst.
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Secretarieel en Administratief Medewerkers.
• Bij Bureau Ad Interim staan ervaren zelfstandige professionals ingeschreven die bij de KvK geregistreerd zijn, evenals professionals die beschikbaar zijn voor een loondienstverband bij uw organisatie.
• No match no pay: u betaalt alleen als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt of als de professional bij u in loondienst gaat.
• Onze bemiddelingsfee is aanzienlijk lager dan het landelijke gemiddelde van ruim 20%, zodat uw budget zo veel mogelijk in uw organisatie blijft. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers / professionals in loondienst uit uw regio.

Wil jij graag als secretarieel administratief medewerker aan de slag? Dit moet je kunnen en weten!

Secretarieel administratief medewerkers voeren dagelijkse administratieve en gedeeltelijk ook secretariaatswerkzaamheden uit in kantooromgevingen. Zij zijn onder meer verantwoordelijk voor het rapporteren aan het management, het opstellen van documenten en het invoeren van gegevens, en het plannen van afspraken. Zij kunnen werkzaam zijn bij overheids- of onderwijsinstellingen, of in het bedrijfsleven, bij juridische of medische afdelingen.

Wat is eigenlijk het verschil tussen een secretarieel administratief medewerker en een executive assistant?

Een secretarieel administratief medewerker heeft een puur administratieve functie en hun rol omvat taken zoals transcriptie, het uittypen van documenten, kopiëren en telefoonbehandeling, voornamelijk ter ondersteuning van de executive assistant. Een executive assistant is meer een besluitvormer en zal meestal zelfstandig werken, waarbij hij/zij de verantwoordelijkheden van een secretaresse op zich neemt, maar ook verantwoordelijk is voor projecten. De rol van een executive assistent gaat dus verder dan administratieve taken en hij/zij kan oordelen en beslissingen nemen.

Het belangrijkste verschil is dat een executive assistent toezicht houdt op andere teamleden. Hij/zij is ook verantwoordelijk voor het organiseren van conferenties, het beoordelen van rapporten, memo's en ingediende stukken. Sommige executive assistants kunnen zelfs worden belast met het opstellen van statistische rapporten.

De verantwoordelijkheden van een secretarieel administratief medewerker omvatten:

• Rapporteren aan het management en het uitvoeren van secretariële taken
• Verwerken, typen, bewerken en opmaken van rapporten en documenten
• Het archiveren van documenten, evenals het invoeren van gegevens en het onderhouden van databases
• Contact onderhouden met interne afdelingen en communiceren met het publiek
• Doorverwijzen van interne en externe oproepen, e-mails en faxen naar de aangewezen afdelingen
• Regelen en plannen van afspraken, vergaderingen en evenementen
• Bewaken van kantoorbenodigdheden en bestellen van vervangingen
• Helpen bij het kopiëren, scannen, faxen, e-mailen, notuleren en boeken van reizen
• Voorbereiden van faciliteiten en zorgen voor verfrissingen voor evenementen, indien nodig
• Je houdt je aan de beste zakelijke praktijken en etiquette.

Hoe word je een geweldige secretarieel administratief medewerker: 10 tips

1. Werk aan je technologische vaardigheden

Technologie speelt een sleutelrol in het werk van elke secretarieel administratief medewerker. Van het weten hoe je verschillende browsers moet gebruiken tot het beheersen van Microsoft Office-apps zoals Excel, PowerPoint en Word, of andere software die relevant is voor het bedrijf waarin je werkt, je kennis van deze systemen moet onberispelijk zijn. Als je in een specifieke sector werkt, helpt het echt om op de hoogte te zijn van wat de meest gebruikte software is en te leren hoe je die moet gebruiken.

2. Perfectioneer je communicatievaardigheden

Secretarieel administratief medewerkers zijn de schakel tussen verschillende afdelingen binnen het bedrijf, maar ook tussen het bedrijf en haar klanten. Hierdoor worden ze vaak beschouwd als de stem van het bedrijf en moeten ze er dus voor zorgen dat ze ook als zodanig spreken.

Of ze nu een e-mail schrijven of telefoneren, hun grammatica, toon en omgangsvormen moeten uitstekend zijn. Deze professionals moeten ook weten hoe ze hun stem moeten aanpassen aan de interactie met verschillende personen en, last but not least, goed kunnen luisteren.

3. Beheer je tijd zorgvuldig

Dit is een zeer belangrijke administratieve vaardigheid om te ontwikkelen, want er zijn altijd veel taken uit te voeren en veel deadlines om bovenop te blijven. Een andere reden waarom het zo nodig is, is dat secretarieel administratieve medewerkers, als ondersteuner van verschillende rollen, te maken kunnen krijgen met een plotselinge toename van het werkvolume.

4. Leer prioriteiten te stellen

Deze tip heeft alles te maken met tijdmanagement en projectmanagement. Wanneer het werk zich sneller lijkt te vermenigvuldigen dan je beseft en de tijd beperkt is, wordt het cruciaal om te weten hoe je prioriteiten moet stellen. Prioriteiten stellen is ook belangrijk bij het beheren van de agenda's van anderen en het coördineren van het kantoor, terwijl je daarnaast ook nog je eigen lijst met taken hebt.

5. Perfectioneer je klantenservice vaardigheden

Afhankelijk van het bedrijf, kan een secretarieel administratief medewerker positie vereisen dat ze in direct contact met klanten. Dit is de reden waarom succesvolle secretarieel administratieve medewerkers in staat moeten zijn om effectief te communiceren met klanten en volgens de normen van het bedrijf. Een goede luisteraar zijn, weten hoe je met klachten moet omgaan en uitstekende schriftelijke en verbale vaardigheden hebben, zijn allemaal van cruciaal belang om de beste indruk te maken op klanten.

6. Aandacht voor detail

Omdat hun werk vaak essentieel is om ervoor te zorgen dat het kantoor als geheel goed kan werken, is aandacht voor detail een belangrijke vaardigheid die elke secretarieel administratief medewerker moet hebben. Of het nu gaat om het vermijden en corrigeren van grammaticafouten, het verwerken van gegevens of het organiseren van evenementen, één kleine fout kan een grote impact hebben.

7. Wees goed georganiseerd

Een andere eigenschap van goede secretarieel administratief medewerkers is hun vermogen om hun werk, dat van de rollen die zij ondersteunen, en het kantoor in het algemeen te organiseren. Van schema's tot deadlines, vergaderingen, en kantoorbenodigdheden, goede secretarieel administratieve medewerkers hebben uitstekende organisatorische vaardigheden en zijn in staat om op de top van dingen te blijven dankzij effectieve organisatorische systemen.

8. Flexibel en vindingrijk

Zaken kunnen altijd veranderen of misgaan, daarom moeten secretarieel administratief medewerkers altijd klaar staan om in te springen en oplossingen te bedenken voor onverwachte problemen. Dit is een zeer gewaardeerde vaardigheid in een snel veranderende omgeving, waar het oplossen van problemen deel uitmaakt van het dagelijkse werk. Door oplossingen te kunnen bieden in tijden van nood, kunnen hun collega's doorgaan met hun werk en vermijden ze het risico dat het bedrijf stilvalt telkens er een probleem opduikt.

9. Zelfstandig kunnen werken

Secretarieel administratieve medewerkers zijn goede teamspelers, maar ze moeten ook in staat zijn om verschillende taken op zich te kunnen nemen en ze af te krijgen zonder om hulp te vragen.

We zeggen niet dat je nooit om hulp zou mogen vragen, maar door de aard van de job en het brede scala aan taken waarmee ze helpen, zullen er vaak nieuwe uitdagingen zijn om aan te gaan. In staat zijn om niet alleen efficiënte oplossingen te bedenken, maar ze ook zelfstandig uit te voeren, is een zeer waardevolle troef voor elke functie als secretarieel administratief medewerker.

10. Weten hoe je een kantoor coördineert

In deze functie ben je vaak ook een soort van office manager. Kunnen multitasken, anticiperen, omgaan met leveranciers, omgaan met kantoorapparatuur, en de schakel zijn tussen het kantoor en de buitenwereld zijn allemaal noodzakelijke vaardigheden om te hebben als je verantwoordelijk bent voor het coördineren van een heel kantoor.

Enkele van de taken waarmee je op dit gebied te maken krijgen, zijn het bijhouden van de voorraden, het bestellen van voorraden, het boeken van vergaderingen en evenementen, het organiseren van de catering en het boeken van reizen. Organisatorische vaardigheden en een goed probleemoplossend vermogen zullen zeker helpen als het gaat om het coördineren van een kantoor.

Hoewel veel van deze vaardigheden door beginnelingen tijdens het werk kunnen worden ontwikkeld, zijn veel van deze vaardigheden eigenlijk van tevoren vereist in functiebeschrijvingen. Soms kunnen ze worden verworven door werkervaring, terwijl andere keren ze zijn gerelateerd aan de persoonlijkheid van een persoon.

Wat opleiding betreft, aanvaarden sommige bedrijven kandidaten met een middelbareschooldiploma, terwijl andere banen een bachelordiploma vereisen. In elk geval is het altijd beter om een of andere vorm van beroepsopleiding te volgen om je vaardigheden te ontwikkelen.

Tot slot

De moderne werkplek is drastisch geëvolueerd en zal alleen nog maar verder evolueren. Executive assistants en secretarieel administratief medewerkers staan hierin centraal. Hun taken zijn online gegaan en de tijd van papierwerk en dossierkasten behoren veelal tot het verleden. Met deze informatie en tips weet je waar je als freelance secretarieel administratief medewerker, interim secretarieel administratief medewerker of zzp secretarieel administratief medewerker aan toe bent en ben je er klaar voor om te solliciteren.