Secretarieel Medewerker | Freelance | Interim | ZZP | Loondienst

Kies uit ervaren en beschikbare Secretarieel Medewerkers:

• Beschikbaar op interim, freelance of ZZP basis, of als professional bij u in loondienst.
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Secretarieel Medewerkers.
• Bij Bureau Ad Interim staan ervaren zelfstandige professionals ingeschreven die bij de KvK geregistreerd zijn, evenals professionals die beschikbaar zijn voor een loondienstverband bij uw organisatie.
• No match no pay: u betaalt alleen als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt of als de professional bij u in loondienst gaat.
• Onze bemiddelingsfee is aanzienlijk lager dan het landelijke gemiddelde van ruim 20%, zodat uw budget zo veel mogelijk in uw organisatie blijft. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers / professionals in loondienst uit uw regio.

1. De secretarieel medewerker: de onmisbare en veelzijdige rechterhand

Een functie die in organisaties nog wel eens wordt onderschat is die van secretarieel medewerker, beter bekend als secretaresse. Zeker in grote bedrijven zijn er veel secretarieel medewerkers, voor verschillende managers, afdelingen en natuurlijk de directie. Het zijn vooral de ondersteunende taken die deze rol kenmerken, maar wel hele belangrijke. Vraag maar eens aan een willekeurige manager waar hij zou zijn zonder zijn secretaresse. Zij zorgt ervoor dat hij zich bezig kan houden met het goed laten draaien van zijn afdeling, of zelfs het hele bedrijf. Wat zijn precies de taken waar secretarieel medewerkers met gemak hun dag mee vullen?

2. Agendabeheer en planning

Waar we de secretarieel medewerker allemaal van kennen is het agendabeheer. Ze houdt de agenda bij van haar ‘baas’, veelal een directeur of manager. Wil je een afspraak met hem, dan loopt dat via haar. Er is wel veel veranderd door het werken in een online omgeving: de secretaresse heeft meestal geen papieren agenda meer waarin ze alle afspraken en overleggen bijhoudt. Nee, dat doet ze in bijvoorbeeld een Outlook agenda. En die is dan ook meteen inzichtelijk voor de directeur. Hij kan aangeven dat hij een bepaalde ochtend vrij wil houden, hij kan ook doorgeven dat een bepaalde klant zeker een afspraak moet krijgen. Desnoods moet de secretarieel medewerker er iets voor verzetten. Soms betekent dat heel veel bellen en snel schakelen. Vaak gaat het om mensen die druk zijn, en daardoor niet goed bereikbaar. En natuurlijk loopt ook dat contact vaak via een secretaresse. Het is een functie waarin je de ander goed moet kennen, zodat het agendabeheer en planning van werkzaamheden en bezoeken soepel verlopen. Voor een interim secretarieel medewerker betekent het o.a. snel mensenkennis opdoen, snel een organisatie leren kennen, en de juiste beslissingen kunnen en durven nemen voor haar leidinggevende.

3. Communicator pur sang

Als er in een functie veel wordt gecommuniceerd, over diverse lijnen, dan is het wel in die van de secretarieel medewerkers. Terwijl de secretaresse een klant aan de lijn heeft, komt er een appje binnen van de directeur, houdt ze haar mailbox in de gaten, opent ze een envelop met een belangrijk document, en hoort ze heel af en toe nog de fax het signaal van ‘verzonden’ geven. Dat is uiteraard een gechargeerde maar geen onmogelijke situatie. Het is dus een must om meerdere ballen tegelijk in de lucht én er het hoofd bij te kunnen houden. Natuurlijk kunnen medewerkers vaak via directe lijnen of hun mobiele nummer worden bereikt. Maar zeker in bepaalde organisaties loopt veel communicatie nog steeds via een team van secretarieel medewerkers. De zzp secretarieel medewerker moet er niet bang voor zijn om haar eerste dag enorm vermoeid af te sluiten. Er zal veel op haar af komen, want hoewel ze uiteraard kort wordt ingewerkt, wordt ze vrij snel voor de leeuwen geworpen. De freelance secretarieel medewerker kan die eerste dag al bewijzen dat ze een aanwinst is voor de organisatie. Door haar ervaring kunnen collega’s zelfs nog iets van haar leren, in plaats van alleen maar andersom.

4. Meer dan een notulist

Notuleren, het is zo’n taak waar veel mensen wel eens voor worden gevraagd: “wil jij deze keer notuleren?” Niemand staat daarom te springen. Waarom? Omdat in de praktijk al snel blijkt hoe moeilijk notuleren is. De uitspraken en afspraken van een teamoverleg vastleggen, dat lukt bijna iedereen nog wel. Maar in een grote bespreking, met vaak tegengestelde belangen, wordt er veel gesproken, en door veel verschillende mensen. Houd dat maar eens bij. En feit is dat je elke seconde alert moet zijn. Terwijl iedereen in de vergadering zijn momenten kan nemen om even achterover te leunen en te ontspannen, moet jij scherp blijven. Haal uit een lang betoog maar eens de kernpunten. Leg maar eens perfect vast wie precies wat zei tijdens een felle discussie. Natuurlijk kan je een voicerecorder aanzetten, maar terugluisteren kost je, inclusief regelmatig pauzeren van de opname, vele uren extra. Een zzp secretarieel medewerker heeft hier een leuke uitdaging aan, zeker als ze op haar eerste werkdag al een overleg moet notuleren. Ze kent immers nog bijna niemand, maar er wordt toch van haar verwacht dat ze een goed gespreksverslag zal maken.

5. Facilitaire ondersteuning

In de werkzaamheden van de secretarieel medewerker vinden we ook vaak taken terug waar niet iedereen bij stilstaat. Want wie wordt er aangekeken als het papier voor de printer weer eens op is? Juist. Bij wie wordt er geklaagd als de bureaus niet schoon zijn? Inderdaad. Van wie wordt er verwacht dat er snel koffie wordt bijbesteld als het laatste pak open gaat of zelfs al leeg blijkt te zijn? Ook ja. Het zijn niet altijd taken die in haar functiebeschrijving staan, maar die ze er in de loop van de tijd bij heeft gekregen, of er zelfstandig bij heeft genomen. Zeker in bedrijven waar er geen facilitair manager is, krijgt de secretaresse meer op haar bord dan in andere organisaties. O ja, natuurlijk gaat iedereen er ook van uit dat zij voor broodjes zorgt als er een lunchvergadering is.

6. Gastvrouw en visitekaartje

De secretarieel medewerker heeft er in de meeste gevallen geen opleiding voor gevolgd, maar ze is dagelijks ook gastvrouw. Een beller vriendelijk te woord staan, dat kan bijna iedereen wel. Maar een gast die binnen komt lopen welkom heten, een kop koffie aanbieden en, indien nodig, op zijn gemak stellen, is niet voor iedereen weggelegd. Soms heeft een gast haast, is hij onzeker of nukkig, of weet hij de weg niet. Met al dat ongemak moet de secretaresse goed kunnen omgaan. Hoe de gast ook binnen komt: zij doet haar best om hem zich welkom in de organisatie te laten voelen. Daarmee is zij dan ook het visitekaartje van het bedrijf, want vaak de eerste die iemand tegenkomt als hij de voordeur opent. Een ervaren freelance secretarieel medewerker pakt die rol al snel op, en weet ook chagrijnige of zelfs boze bellers op haar kenmerkende manier te woord te staan. Zij staat als het ware bij de voordeur en zorgt voor de eerste, aangename kennismaking.

7. Bijeenkomsten organiseren en reserveringen bijhouden

In elk bedrijf wordt er wel eens een bijeenkomst georganiseerd, waarvoor iedereen wordt uitgenodigd. Het spreekt bijna als vanzelf dat wordt verwacht dat de secretarieel medewerker dit er ‘even’ bij neemt. Dat betekent dus behalve uitnodigingen (opstellen en) versturen, ook registreren wie er heeft gereageerd, en wie nog een reminder moet krijgen. Daarnaast is ze vast ook verantwoordelijk voor het reserveren van een locatie, inclusief lunch. Als het pand waar ze werkt vergaderruimtes heeft, zullen collega’s die regelmatig reserveren. Dat kunnen ze meestal zelfstandig doen, maar de secretaresse heeft daarin coördinerende taken, zeker als er regelmatig meer vraag dan aanbod van ruimtes is. Zijn er nevenvestigingen, dan ligt die verantwoordelijkheid ook vaak bij haar.

8. Back-up en archivaris

De ervaren secretarieel medewerker is vaak, met alle respect, een lopende archiefkast en back-up voor haar leidinggevende en vaak ook voor andere managers. Documenten die iemand niet kan vinden, adresgegevens van die klant van toen, die brochure van dat product van jaren geleden: wat niemand kan vinden, heeft zij snel paraat. De interim secretarieel medewerker kan hier met haar uitgekiende zoekmechanismen al snel laten zien welke kwaliteiten ze allemaal in huis heeft.

9. Kortom

We mogen de verantwoordelijkheden van de secretarieel medewerkers dus niet onderschatten. Ze werken weliswaar ondersteunend, maar zonder hen zou de hele organisatie van vandaag op morgen een stuk stroever gaan draaien. Het zijn die collega’s die men het eerste en hardste mist als ze een dag afwezig zijn, of zich ziek melden.