Secretaris Bestuur | Freelance | Interim | ZZP | Loondienst

Kies uit ervaren en beschikbare Secretarissen Bestuur:

• Beschikbaar op interim, freelance of ZZP basis, of als professional bij u in loondienst.
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Secretarissen Bestuur.
• Bij Bureau Ad Interim staan ervaren zelfstandige professionals ingeschreven die bij de KvK geregistreerd zijn, evenals professionals die beschikbaar zijn voor een loondienstverband bij uw organisatie.
• No match no pay: u betaalt alleen als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt of als de professional bij u in loondienst gaat.
• Onze bemiddelingsfee is aanzienlijk lager dan het landelijke gemiddelde van ruim 20%, zodat uw budget zo veel mogelijk in uw organisatie blijft. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers / professionals in loondienst uit uw regio.

1. Wat is een secretaris bestuur?

De secretaris van het bestuur ondersteunt een directeur of bestuurder van een organisatie in de uitvoering van allerlei soorten bestuurlijke taken. Hij of zij draagt hiermee een grote verantwoordelijkheid en moet niet alleen vergaderingen begeleiden en vastleggen, maar zorgt er ook voor dat afspraken nagekomen worden en overziet op nauwlettende manier allerlei soorten bestuurlijke werkzaamheden.

Door deze taken uit te voeren, kan een directeur of bestuurder zijn werk goed doen en dit heeft een positieve invloed op de hele organisatie. Zodoende heeft een secretaris bestuur veel verantwoordelijkheden. Je kunt niet zomaar in deze positie terechtkomen, aangezien je de juiste eigenschappen en kwaliteiten moet bezitten en aan bepaalde eisen moet voldoen. Deze zaken worden allemaal uitgelicht in dit artikel.

2. Wat zijn de taken en werkzaamheden van een secretaris bestuur?

Een secretaris van het bestuur wordt ook wel een bestuurssecretaris genoemd en biedt ondersteuning aan de directeur of het bestuur van een bedrijf bij het uitvoeren van bepaalde bestuurlijke taken. Iemand in deze positie notuleert bijvoorbeeld bij bestuurlijke vergaderingen en bereidt deze ook voor. Daarnaast ziet hij of zij erop toe dat de gemaakte afspraken na worden gekomen en dat de bestuurlijke werkzaamheden op de juiste manier worden uitgevoerd.

Een bestuurssecretaris heeft veel verantwoordelijkheid, aangezien iemand met deze functie de rechterhand van de directeur vormt. Je bent een sparringpartner en denkt daarom actief mee aan bestuurlijke besluitvormingsprocessen, maar geeft ook advies over organisatorische vraagstukken. Tevens houd je toezicht op afspraken die zijn gemaakt, relevante verplichtingen van bestuurders en bepaalde lopende processen. Op deze manier kan een directeur zich daadwerkelijk richten op het besturen van een organisatie, zonder zich te hoeven buigen over de voortgang en uitvoering van bestuurlijke werkzaamheden.

Secretarissen van het bestuur geven ook vaak leiding aan andere werknemers in een bedrijf, zoals directiesecretaressen en andere medewerkers, om te waarborgen dat zij hun taken goed uitvoeren. Deze functie is uitdagend en veelzijdig en het is een hectische en dynamische rol die goed en nauwkeurig uitgevoerd moet worden. Het komt ook vaak voor dat mensen als interim secretaris bestuur, freelance secretaris bestuur of zzp secretaris bestuur gaan werken. In een tijdelijk verband als dit doe je veel en diverse ervaring op van uiteenlopende situaties.

De volgende taken heeft een bestuurssecretaris:

A. Ondersteunen bij bestuurlijke taken

De grootste taak van een secretaris bestuur is het bestuur ondersteunen, wat betekent dat gevraagd en ongevraagd advies gegeven moet worden op het gebied van algemene bestuurlijke activiteiten en de actuele wet- en regelgeving. Dit geldt voor zowel een vaste als een freelance secretaris bestuur en betekent dat risico's beoordeeld moeten worden. Ook moet er adequaat informatie aan het bestuur voorzien worden omtrent organisatorische vraagstukken. Ook moeten hiervoor regionale en landelijke contacten onderhouden worden.

Ontwikkelingen die buiten de organisatie plaatsvinden, moeten tevens naar binnen de organisatie vertaald kunnen worden, wat in samenwerking met de beleidsadviseurs gebeurt. Hiervoor moeten interne statuten en reglementen opgesteld en actueel gehouden worden. Het is ook belangrijk dat procedures bewaakt en gevolgd worden, waarnaast een bestuurssecretaris verantwoordelijk is voor het coördineren van de bestuurlijke jaarverslagen en andere rapportages en verantwoordingsstukken.

Overigens behoort onder deze categorie van taken ook het adviseren van het managementteam over bepaalde succesfactoren en kansen in de omgeving. Een bestuurssecretaris moet zo als programmamanager kunnen optreden.

B. Verzorgen van interne en externe communicatie

Vervolgens dient een secretaris bestuur de communicatie tussen het bestuur en de interne en externe omgeving van een organisatie af te handelen. Dit betekent dat vertrouwelijke correspondentie correct moet worden afgehandeld, waarnaast bestuursbesluiten moeten worden vastgelegd aan de hand van adequate informatie. Samen met een directeur of het bestuur wordt beoordeeld waar en in welke vorm medezeggenschap noodzakelijk is.

Binnen dit kader verzorgt een bestuurssecretaris bepaalde communicatiemethodieken en een rijk, groot netwerk. Daarnaast houdt bijvoorbeeld een freelance secretaris bestuur toezicht op de afspraken die zijn gemaakt, de processen die lopen en de verplichtingen waaraan voldaan moet worden. Daarbij is het ook belangrijk dat de uitvoering van beslissingen gemonitord wordt om te meten wat de impact ervan is. Op deze manier kan de voortgang binnen een bedrijf bijgehouden worden in samenspraak met betrokken coördinatoren en secretaresses. Verder organiseert en faciliteert een bedrijfssecretaris overlegvergaderingen en themabijeenkomsten voor het bestuur en de ondernemingsraad.

Tot slot is het noodzakelijk voor bestuurssecretarissen om vergaderingen tussen het bestuur en het managementteam te organiseren, voorbereiden en notuleren. Hierdoor kan de uitvoering van bepaalde genomen besluiten van het bestuur bewaakt en vastgelegd worden.

C. Bewaken van juridische mogelijkheden

Bestuurssecretarissen verrichten in hun functie ook onderzoek naar de mogelijkheden op juridisch gebied. Hierbij moeten de algemene en sector specifieke wet- en regelgeving in acht genomen worden om ervoor te zorgen dat organisatorische activiteiten binnen de kaders van de wet blijven. Hiervoor moeten ook risico's in kaart gebracht worden evenals mogelijkheden en alternatieven. Aan de hand van deze mogelijkheden kunnen passende acties ontwikkeld worden, zoals samenwerkingsverbanden.

D. Ontwikkelen van een bedrijfsstructuur

Als laatste werkt een secretaris van het bestuur, bijvoorbeeld een freelance secretaris bestuur, mee aan de ontwikkeling en bewaking van de bedrijfsstructuur. Dit betekent dat hij of zij allerlei soorten interne documenten moet baseren op bedrijfscodes, zoals de integriteitscodes. Daarnaast moeten documenten als een klokkenluiders- en geschillenregeling op de juiste manier opgesteld worden. Vervolgens is het ook van belang dat de procedures, reglementen, statuten en wetten nageleefd worden binnen een bedrijf.

3. Wat moet het profiel van een bestuurssecretaris zijn?

Om bovenstaande taken op de juiste manier uit te kunnen voeren, moet een bestuurssecretaris van een aantal eigenschappen en kwaliteiten voorzien zijn:

• Open en bereikbaar voor anderen binnen en buiten het bedrijf en vormt de verbinding tussen het bestuur en de rest van een bedrijf.
• Daadkrachtig en energiek en is zich bewust van het hebben van gezag zonder macht.
• Bestuurlijk en politiek sensitief en altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en veranderingen. Tevens kan een bestuurssecretaris de betrokken stakeholders managen en opereren in een netwerk, waar hij of zij mensen kan aansturen en tegelijkertijd verantwoordelijkheid draagt en neemt.
• Prioriteiten stellen om een goede balans te behouden tussen de activiteiten die worden ondernomen binnen een organisatie en de gewenste resultaten.
• Omdenken in situaties waarbij de oplossing niet direct voor de hand ligt en creativiteit vereist is. Je weet ook goed waar kansen liggen en kunt met creatieve ideeën komen in allerlei soorten situaties.
• Analyserend en kan bepaalde informatie van buiten de organisatie naar binnen vertalen en andersom.
  Integer en kan zodoende goed omgaan met gevoelige informatie, waar hij of zij vervolgens discreet mee om kan gaan. Immers moet het bestuur ervan uit kunnen gaan dat jij jouw taken zoals overeengekomen en volgens afspraak uitvoert. Ook kan hij of zij anderen hierop aanspreken of tot inspireren.
• Geordend en netjes om ervoor te zorgen dat het bestuur en de andere betrokkenen het overzicht op de werkvloer goed kunnen bewaren.
• Risico vermijdend om ervoor te zorgen dat er geen fouten en ongewenste veranderingen ontstaan. Fouten op dit niveau kunnen namelijk een impact hebben op de hele organisatie.
• Resultaatgericht en werkt naar effectiviteit en efficiëntie om de gewenste resultaten zo snel en makkelijk mogelijk te behalen.
• Flexibel en bereid om samen te werken met diverse partijen in een organisatie. Hierbij komt een freelance secretaris bestuur van pas met een brede, uiteenlopende set aan kennis en ervaring.
• Een minimaal niveau van HBO. Door sommige opdrachtgevers wordt er ook een WO niveau verwacht met een bestuurskundige of juridische focus.