Senior Secretaresse | Freelance | Interim | ZZP | Loondienst
Kies uit ervaren en beschikbare Senior Secretaresses:
- Beschikbaar op interim, freelance of ZZP basis, of als professional bij u in loondienst.
- Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Senior Secretaresses.
- Bij Bureau Ad Interim staan ervaren zelfstandige professionals ingeschreven die bij de KvK geregistreerd zijn, evenals professionals die beschikbaar zijn voor een loondienstverband bij uw organisatie.
- No match no pay: u betaalt alleen als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt of als de professional bij u in loondienst gaat.
- Onze bemiddelingsfee is aanzienlijk lager dan het landelijke gemiddelde van ruim 20%, zodat uw budget zo veel mogelijk in uw organisatie blijft. Klik hier voor onze tarieven.
- Interimmers / freelancers / zzp'ers / professionals in loondienst uit uw regio.
1. De secretaresse: flexibel, veelzijdig en verantwoordelijk
Het eerste aanspreekpunt; de vraagbaak; het visitekaartje; een spin in het web. Dit zijn termen die vaak gebruikt worden om de veelzijdigheid van secretaresse werkzaamheden aan te geven. Een secretaresse heeft veel verantwoordelijkheden en houdt diverse ballen tegelijk in de lucht. Naast de standaard dagelijkse werkzaamheden zijn er ook vaak situaties die om een onmiddellijke ad hoc-oplossing vragen. Zulke omstandigheden vereisen van een secretaresse flexibiliteit, creativiteit en soms een bepaalde dosis humor.
Representatief: vroeger en nu
Een hooghartige secretaresse met een mantelpakje aan en een knotje in het haar, behoort waarschijnlijk tot een uitstervend soort zoogdier. Aan het uiterlijk van de huidige secretaresses worden nauwelijks eisen gesteld. Het gaat er vooral om dat zij er netjes en verzorgd, oftewel representatief uitziet. Het is wenselijk als ze toegankelijk is en dat ook uitstraalt.
2. Werkzaamheden van een secretaresse
Een secretaresse heeft altijd een ondersteunende rol binnen een organisatie, maar haar werkzaamheden kunnen per organisatie verschillend zijn. Over het algemeen kan gezegd worden dat secretariële taken bestaan uit:
- agendabeheer;
- algehele administratieve en secretariële werkzaamheden;
- communicatie en correspondentie;
- notuleren/verslaglegging;
- ondersteuning van directie en collega's;
- planning en organisatie.
3. Wenselijke eigenschappen van een secretaresse
Om bovenstaande werkzaamheden uit te kunnen voeren, is het wenselijk dat een secretaresse beschikt over een aantal specifieke eigenschappen, zoals de eerder genoemde creativiteit en flexibiliteit. Een goede secretaresse is ook sterk in het communiceren en organiseren. Daarbij kan zij goed planmatig en zelfstandig werken.
Leergierigheid is ook een waardevolle eigenschap, omdat er veel met computers gewerkt wordt. Leergierigheid houdt ook in dat er enige notie is van wat er binnen het bedrijf gebeurt. Dit komt bijvoorbeeld de inzichtelijkheid van de notulen ten goede. Hieronder wordt een aantal eigenschappen iets nader toegelicht.
A. Communiceren
Een secretaresse heeft niet alleen met haar eigen collega’s en directie te maken, maar ook met mensen van buitenaf. Het gaat hierbij om mensen met uiteenlopende functies, achtergronden en belangen. Bij deze afwisselende werkzaamheden waarbij het om contact met mensen draait, zijn goede communicatieve vaardigheden van groot belang.
B. Organiseren
Een secretaresse organiseert bijeenkomsten, zoals vergaderingen, feesten en trainingen. Voor en tijdens zo'n bijeenkomst zal de secretaresse ondersteunde werkzaamheden verrichten. Dit vereist organisatorisch inzicht en planmatige werkmethoden.
C. Zelfstandig
Het werk van een secretaresse is veelzijdig, dat mag duidelijk zijn. Deze veelzijdigheid vereist zelfstandigheid. Een secretaresse ziet in elke chaos wat de prioriteiten zijn en heeft daardoor snel overzicht. Ze weet snel welke werkzaamheden voorrang behoeven.
D. Leergierig
De leergierigheid van een secretaresse komt goed van pas als zij notuleert en enige notie heeft van de ontwikkelingen binnen de organisatie. Leergierigheid is vooral functioneel op het gebied van computers. Geen enkele secretaresse kan (of wil) nog zonder computer werken. De ontwikkelingen op dat gebied gaan snel en dus die van de secretaresse ook. Meestal wordt er met meerdere programma's tegelijk gewerkt. Denk hierbij aan onder meer e-mail, Word, Excel, PowerPoint en ECDL. Zulke computerprogramma's zijn bedoeld om het werk makkelijker te maken.
