Technisch Administratief Medewerker | Freelance | Interim | ZZP | Loondienst
Kies uit ervaren en beschikbare Technisch Administratief Medewerkers:
- Beschikbaar op interim, freelance of ZZP basis, of als professional bij u in loondienst.
- Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Technisch Administratief Medewerkers.
- Bij Bureau Ad Interim staan ervaren zelfstandige professionals ingeschreven die bij de KvK geregistreerd zijn, evenals professionals die beschikbaar zijn voor een loondienstverband bij uw organisatie.
- No match no pay: u betaalt alleen als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt of als de professional bij u in loondienst gaat.
- Onze bemiddelingsfee is aanzienlijk lager dan het landelijke gemiddelde van ruim 20%, zodat uw budget zo veel mogelijk in uw organisatie blijft. Klik hier voor onze tarieven.
- Interimmers / freelancers / zzp'ers / professionals in loondienst uit uw regio.
De 9 meest gevraagde kwaliteiten van de Technisch administratief medewerker
Een functie die we veel tegenkomen in technische omgevingen (en ja, dat is een heel ruim begrip) is die van Technisch administratief medewerker. De belangrijkste functie-eisen daarvan zitten al in de functienaam: je moet zowel in technische als administratieve zin goed onderlegd zijn. Heel simpel uitgelegd: als je in technische zin een kei bent, maar je administratieve kant is niet sterk of als je een administratieve alleskunner bent, maar geen verstand hebt van techniek, dan heb je in een rol als interim Technisch administratief medewerker niets te zoeken. Maar wat heb je dan precies wél nodig om een sterke functionaris in dit vakgebied te worden?
1. Administratieve vakman (of –vrouw)
Als freelance Technisch administratief medewerker ben je dus in ieder geval een accurate, toegewijde, administratief goed onderlegde kantoormedewerker. Je hebt een mbo- of hbo-opleiding op administratief gebied gevolgd en liefst ook afgerond. Je bent een financial, maar dat is niet noodzakelijk: wel moet je secuur omgaan met diverse administratieve gegevens. Het kan bijvoorbeeld ook om het beheren van voorraden gaan, hoeveelheden dus, die uiteraard wel een flinke financiële waarde kunnen vertegenwoordigen. Verantwoordelijkheid kunnen dragen is ook een must, want er gaan heel wat euro’s door jouw handen.
2. Archivering
Nog niet zo heel lang geleden werkten we met fysieke offertes, facturen, documenten en met fysieke dossiers, et cetera. Tegenwoordig archiveren we alles digitaal. Dat moet op een manier gebeuren die iedereen begrijpt en door iedereen op dezelfde manier wordt gedaan. Afspraken daarover moeten helder zijn. Het kan niet zo zijn dat een offerte of een verzekeringsdocument onvindbaar is omdat het op de verkeerde plek is opgeslagen. Natuurlijk, met de juiste zoekmodus is alles te traceren, maar dat kost onnodig veel tijd. Zo moeten dossiers ook altijd op dezelfde manier worden ingericht, zodat documenten heel snel kunnen worden gevonden en ook altijd inzichtelijk is wat er nog ontbreekt. Het is dus ook de taak van de zzp Technisch administratief medewerker om te zorgen voor volledigheid en juistheid van de dossiers.
3. Een sterk secretariaat
Maar ook een secretaresse kan functioneren als freelance Technisch administratief medewerker. Als ze dus maar enige technische knowhow heeft. Dat hoeft niet heel diep te gaan: als ze bijvoorbeeld veel machines en onderdelen bij naam kent, komt ze al een heel eind. En natuurlijk is heel veel in dit boeiende vak als interim Technisch Administratief medewerker in de praktijk te leren. Maar de basis moet er absoluut zijn. Zo kan er dus ook een combifunctie ontstaan van het beroep van secretaresse en zzp Technisch administratief medewerker. Er hoeft dan dus geen aparte Technisch administratief medewerker te worden gezocht. En veel mensen vinden ’t maar wat leuk om er taakuitbreiding bij te krijgen!
4. Urenregistratie
Een zeer belangrijke taak die ook bij de zzp Technisch administratief medewerker kan liggen is het bijhouden van de urenregistratie. Zeker in grote technische bedrijven wordt er veel op uurbasis gewerkt. In die zin dat uren worden gefactureerd aan de klant of dat uren op projecten worden geregistreerd, die op die manier goed kunnen worden bewaakt. Je kan je goed voorstellen dat dat zo nauwkeurig mogelijk moet gebeuren. Deels gaat dat automatisch, als bijvoorbeeld een monteur bij een klant binnen stapt en zijn ‘urenteller’ aan zet. Uren worden dan automatisch geregistreerd en op het juiste project geboekt.
Althans dat hopen we dan maar, want dit gaat in de praktijk regelmatig mis. Bijvoorbeeld omdat een monteur tussendoor naar een ander project wordt gestuurd, in verband met een storing of ander spoedgeval. Is dat in het systeem niet aangepast (en dat is heel goed denkbaar bij zo’n last minute planning), dan loopt het mis. Projectkosten kloppen niet op twee projecten, klant krijgt een te hoge of te lage factuur, et cetera. En dan is het dus handig als de interim Technisch administratief medewerker hier scherp op is, snel ziet dat er iets niet klopt. Bijvoorbeeld omdat het in technische zin om een heel ander project gaat of omdat het gezien de afstand onmogelijk is dat de monteur daar is geweest. Scherp en kritisch zijn is dus een absolute vereiste in deze rol.
5. Werkbonnen controleren en verwerken
Waar wordt gewerkt, worden bonnen gemaakt. Heel soms nog op papier, die ook handmatig door de klant worden getekend. Maar steeds vaker worden werkbonnen digitaal bijgehouden. De klant tekent dan bijvoorbeeld met zijn vingers op een scherm of met een digitale code. Maar ook hier kan het wel eens mis gaan. Aan de hand van het genoemde materiaal of materiaalcodes moet duidelijk zijn voor de freelance Technisch administratief medewerker dat dit nooit juist kan zijn. Natuurlijk kan hij niet elke bon controleren, maar steekproefsgewijs en met de juiste technische neus voor het opsporen van fouten komt men al een heel eind. Resultaat van dit alles is dat alle projecten goed ‘staan’, en om een foutje van een paar euro zal niemand moeilijk doen. Klaagt de klant echter en blijkt dat terecht, dan zorgt de Technisch administratief medewerker voor een snelle correctie.
6. Technische communicatie
En natuurlijk komt er veel mail binnen en wordt er regelmatig gebeld door klanten. Het kan niet zo zijn dat de Technisch administratief medewerker continu navraag moet doen bij een collega omdat hem het technisch inzicht ontbreekt om direct antwoord te geven. Dat komt ook absoluut niet professioneel over, sterker nog: het kan ervoor zorgen dat een klant afhaakt. Dus zorgt de interim Technisch administratief medewerker ervoor dat hij goed op de hoogte is van alle belangrijke technische kennis, zodat hij de klant snel te woord kan staan en verder helpen. Daarmee houd je klanten tevreden en binnenboord. Mocht het om een klein detail gaan, dan zal geen enkele klant er moeilijk over doen dat je niet direct weet waar het over gaat. Sterker nog: hij zal het je graag uitleggen. Jij hebt weer wat geleerd én je kan hem direct verder helpen. Iedereen blij!
7. Besprekingen notuleren
Zeker in combinatie met het beroep van secretaresse zal er regelmatig worden genotuleerd. Dat kan zijn bij een afdelingsoverleg, een projectenoverleg, een bespreking met een klant et cetera. Als interim Technisch administratief medewerker moet je dus ook op dat gebied sterk zijn. Ook hiervoor geldt: het werkt niet als je steeds weer moet vragen waar het precies over gaat, wat het probleem precies is. Je moet snel kunnen schakelen zodra je een bepaalde term hoort. Zonder aarzelen schrijf je mee en maak je aan het eind van de bespreking een korte samenvatting of een verslag en stel je een actielijst op. Zo help je je leidinggevende, collega’s en/of klanten verder.
8. Nog meer veelzijdigheid in één medewerker
Bovenstaand is geen complete opsomming van alle taken en verantwoordelijkheden van de freelance Technisch administratief medewerker. Integendeel: bij iedere organisatie ziet zijn job er anders uit.
9. Over de grens werken
Natuurlijk komen we deze leuke, afwisselende functie ook tegen in het buitenland. Het is dus ook interessant om eens te kijken hoe men bijvoorbeeld in België naar de rol van zzp Technisch administratief medewerker kijkt.
Hoe vind je die uitmuntende Technisch administratief medewerker?
Natuurlijk: er zijn veel Technisch administratief medewerkers, door heel Nederland (en daarbuiten). Maar hoeveel daarvan blinken uit in hun vak en zijn ook daadwerkelijk interim en snel beschikbaar? De technisch administratieve speld in de hooiberg is niet makkelijk gevonden. Daarom is het goed dat er bureaus als Bureau Ad Interim zijn. Heeft men daar niet snel een goede kandidaat Technisch administratief medewerker voorhanden, dan gaat men onmiddellijk voor jou op zoek, ook als de markt even niet zo mee zit.
Een technisch administratief medewerker is verantwoordelijk voor het uitvoeren van administratieve taken in een technische omgeving. De belangrijkste taken omvatten het ondersteunen van technische medewerkers, zoals ingenieurs en technici, bij hun dagelijkse werkzaamheden en het beheren van documentatie en informatie gerelateerd aan technische projecten en processen.
Enkele specifieke taken van een technisch administratief medewerker kunnen zijn:
- Het beheren van technische documentatie, zoals tekeningen, specificaties en handleidingen.
- Het opstellen en beheren van technische dossiers voor projecten en processen.
- Het ondersteunen van technische medewerkers bij het verzamelen en registreren van technische data en informatie.
- Het opstellen van rapporten en presentaties op basis van technische data en informatie.
- Het organiseren en bijhouden van technische bestanden en archieven.
- Het beheren van de in- en uitgaande correspondentie van de technische afdeling.
Een technisch administratief medewerker werkt doorgaans samen met technische medewerkers, zoals ingenieurs, technici en projectmanagers. Hij of zij rapporteert meestal aan een leidinggevende binnen de technische afdeling, zoals een technisch manager.
Een technisch administratief medewerker dient over uitstekende communicatieve vaardigheden te beschikken om effectief te kunnen samenwerken met technische medewerkers. Daarnaast moet hij of zij accuraat en nauwkeurig kunnen werken en in staat zijn om technische informatie te begrijpen en te verwerken.