Verzuimspecialist | Freelance | Interim | ZZP | Loondienst

Kies uit ervaren en beschikbare Verzuimspecialisten:

• Beschikbaar op interim, freelance of ZZP basis, of als professional bij u in loondienst.
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Verzuimspecialisten.
• Bij Bureau Ad Interim staan ervaren zelfstandige professionals ingeschreven die bij de KvK geregistreerd zijn, evenals professionals die beschikbaar zijn voor een loondienstverband bij uw organisatie.
• No match no pay: u betaalt alleen als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt of als de professional bij u in loondienst gaat.
• Onze bemiddelingsfee is aanzienlijk lager dan het landelijke gemiddelde van ruim 20%, zodat uw budget zo veel mogelijk in uw organisatie blijft. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers / professionals in loondienst uit uw regio.

Waardevolle tips voor verzuimspecialisten

Verzuim van werknemers kan zeer ernstige gevolgen hebben voor de rentabiliteit van een onderneming. De kosten hiervan zijn immers vaak hoog en daarom moeten bedrijven aandacht besteden aan verzuimbeheer om de productiviteit van het personeel te optimaliseren.

Verzuimbeheer is een reeks instructies en procedures die bedrijven helpen het aantal door werknemers gemiste werkdagen te verminderen. Het is gunstig voor elk bedrijf omdat het werknemers ondersteunende welzijn opties biedt en extra kosten voor het bedrijf vermindert. En daarom ben jij als verzuimspecialist de aangewezen persoon voor het uitvoeren en optimaliseren van deze processen. In dit artikel geven we je de tips en tools om effectief verzuim op de werkvloer op een effectieve en eigentijdse wijze te beheren.

1. Wat doet een verzuimspecialist?

De beste manier om dit beleid en deze procedures doeltreffend te maken, is dat de verzuimspecialist ervoor zorgt dat ze naar behoren worden meegedeeld aan zowel werknemers als managers. Verzuimbeheer wordt ook wel aanwezigheidsmanagement genoemd als een manier om positiever bekeken te worden en werknemers voor frequente aanwezigheid te belonen.

In wezen moet een verzuimspecialist ter ondersteuning van de HR-afdeling een evenwichtig beleid en procedure bieden aan werknemers, wanneer ze verzuimen als gevolg van ziekte, letsel, of andere onvoorziene situaties. Ook dien je als verzuimspecialist te weten wanneer je werknemers moet disciplineren die frequente, twijfelachtige, of buitensporige afwezigheid vertonen.

Ongeacht het formaat van de organisatie of bedrijfstak, is het belangrijk om een afwezigheidsbeleid te ontwikkelen dat relevant is en consistent met de behoeften van het bedrijf, evenals procedures om het beleid te ondersteunen. Dit zorgt ervoor dat werknemers altijd weten wat er wordt verwacht van ten aanzien hun aanwezigheid op het werk en wanneer ze zich ziek kunnen melden.

2. Begin met het opstellen of aanscherpen van een verzuimbeleid

Wanneer je er klaar voor bent om een beleid voor verzuimbeheer op te stellen, kun je een paar simpele stappen volgen om het voor alle betrokkenen een naadloos proces te maken.

A. Definieer hoe een afwezigheid eruit ziet

Deze eerste stap lijkt misschien voor de hand liggend, maar je zult eerst precies moeten definiëren wat afwezigheid of te laat komen inhoudt en wat aanvaardbaar is en wat niet. Dit zal afhangen van de unieke eisen die het bedrijf aan zijn personeel stelt.

B. Kies de tool die je gaat gebruiken om afwezigheden bij te houden

Zodra je de juiste software voor afwezigheidsbeheer hebt gekozen, legt je aan werknemers hoe ze hun verzuim in het programma moeten registreren. Je zult ook moeten aangeven waar de informatie over hun eerdere, huidig en toekomstig verzuiminformatie in het systeem wordt opgeslagen.

Zorg er vervolgens voor dat de werknemers begrijpen hoe de software werkt en hoe ze die moeten gebruiken. Dit betekent ook dat ze weten welke soorten verlof in het beleid zijn gedefinieerd, hoe de verlofsaldo worden getotaliseerd, welke soorten verlof hen beïnvloeden en hoe.

C. Verfijn de bestaande procedures

Zorg er vervolgens voor dat werknemers begrijpen hoe en wanneer ze een verlofaanvraag kunnen indienen. Een voorbeeld hiervan zou zijn dat de organisatie werknemers vertelt dat ze een verlof ten minste 14 dagen voor de eerste dag van hun verlof moeten aanvragen. Het is ook het beste om de redenen aan te geven waarvoor een verlofaanvraag kan worden afgewezen.

3. De beste aanpak voor verzuimbeheer

Zodra je een beleid en de te volgen procedures hebt opgesteld of bijgewerkt, kun je de volgende praktijken overwegen om een naadloze invoering in de hele organisatie te garanderen.

A. Train bedrijfsmanagers

Hoewel effectief verzuimbeheer wordt beschouwd als de rol van het HR-team, is het niet alleen hun taak. Ook afdelingsmanagers moeten zich het beleid en de procedures eigen maken, en zij moeten ook worden getraind om te communiceren hoe absentie en laatkomen worden bijgehouden.

Bedrijfsmanagers moeten inzicht hebben in specifieke citaten met betrekking tot verzuimbeheer, zoals:

• Hoe om te gaan met een werknemer die vaak ziekteverlof opneemt
• Hoe ze het beleid voor verzuimbeheer moeten handhaven
• Wanneer het tijd is om een situatie door te spelen naar de verzuimspecialist
• Aanwezigheid nooit afdwingen

Helaas komt het vaak voor dat een nare werkomgeving verzuim in de hand werkt. Dit is wanneer een werknemer zichzelf dwingt om op het werk te verschijnen, zelfs als hij zich niet goed voelt, uit angst voor de gevolgen. Dus ook al zijn werknemers fysiek op het werk, hun productiviteit zal eronder lijden omdat ze zich niet op hun best voelen of lekker in hun vel zitten. Naast de angst om een berisping te krijgen, kan dit ook komen door oprechte toewijding en plezier in hun werk.

Wat de reden ook is, bedrijfsmanagers moeten ervoor zorgen dat werknemers weten dat dit stress en een burn-out kan veroorzaken en kan leiden tot onproductief gedrag. Bovendien, als een werknemer zich niet goed genoeg voelt om te komen werken, maar dat toch doet, kan dat er waarschijnlijk toe leiden dat andere personeelsleden zich hieraan gaan ergeren, wat de sfeer ook niet ten goede komt.

B. Overweeg de Bradford-factor

Sommige buitenlandse organisaties gebruiken de Bradford Factor of de Bradford Formule om een score te berekenen voor elk van hun werknemers op basis van hun afwezigheidspatronen. De naam is afgeleid van de Bradford University School of Management, waar in de jaren '80 onderzoek werd gedaan naar de impact van korte afwezigheden op bedrijven. De Bradford Factor kan de kans op afwezigheid van werknemers verkleinen als de werknemers regelmatig hun score te zien krijgen.

Om de score van elke werknemer te berekenen, luidt de formule:

S x S x D = B

S is het totaal aantal keren (de som) dat een werknemer afwezig is in het jaar
D is het totaal aantal dagen afwezigheid voor die werknemer in het jaar
B is de Bradford Factor score

Een voorbeeld voor het gebruik van deze formule: Stel dat Peter drie keer afwezig is geweest met 10 dagen verlof binnen het jaar. Het eerste geval is een dag vrij van het werk om naar de tandarts te gaan. Het volgende geval is drie dagen afwezig wegens voedselvergiftiging. Het laatste geval is zes dagen afwezig wegens griep.

De formule zou dus zijn: 3 x 3 x 10 = 90 punten.

Als de organisatie ervoor kiest om de Bradford-factor toe te passen, overweeg dan om specifieke triggerpoints in te stellen die verband houden met de Bradford-punten. Een gebruikelijke indeling van een puntenschaal die door organisaties wordt gebruikt is:

• 0 punten = geen zorgen met betrekking tot de werknemer
• 51 punten = een informele mondelinge waarschuwing aan de werknemer
• 201 punten = een schriftelijke waarschuwing aan de werknemer
• 401 punten = een laatste schriftelijke waarschuwing aan de werknemer
• 601 punten = ontslag van de werknemer

C. Voer bij terugkeer naar het werk een gesprek

Een terugkeer naar het werk gesprek is een geweldige manier voor het bedrijf om het aantal afwezigheden te verminderen als onderdeel van een uitgebreide verzuimbeheer strategie. Deze gesprekken kunnen het best worden gebruikt wanneer een werknemer langer dan een week afwezig is geweest om doelen opnieuw te stellen, nieuwe doelen te bespreken en ervoor te zorgen dat alle teamleden de tools hebben die ze nodig hebben voor succes.

D. Omarm werken op afstand en flexibele werktijden

Een andere goede oplossing die er ook voor zorgt dat je werknemers minder vaak afwezig zijn, is het aanbieden van flexibele werktijden en een degelijk beleid voor werken op afstand.

Bedenk hoe vaak een werknemer een hele dag vrij neemt voor een belangrijke boodschap of iets met betrekking tot hun gezin. Door thuis te werken of flexibele uren aan te bieden, kunnen ze hun persoonlijke taken en hun professionele werk probleemloos combineren.

Natuurlijk zal het aanbieden van het een óf het ander of beide afhangen van de bedrijfstak van een organisatie. Bepaalde banen vereisen uiteraard dat werknemers fysiek op het werk aanwezig zijn, maar zelfs dan kun je overwegen flexibele uren in te voeren die haalbaar zijn.

4. Conclusie

Uiteindelijk worden werknemers betaald om op te komen dagen en te werken, dus moet jij als freelance verzuimspecialist, interim verzuimspecialist of zzp verzuimspecialist weten wie afwezig is en hoe vaak. Het juiste beleid en de juiste procedures voor verzuimbeheer kunnen je helpen om dit initiatief te stroomlijnen.