Virtueel Assistent | Freelance | Interim | ZZP | Loondienst

Kies uit ervaren en beschikbare Virtueel Assistenten:

• Beschikbaar op interim, freelance of ZZP basis, of als professional bij u in loondienst.
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Virtueel Assistenten.
• Bij Bureau Ad Interim staan ervaren zelfstandige professionals ingeschreven die bij de KvK geregistreerd zijn, evenals professionals die beschikbaar zijn voor een loondienstverband bij uw organisatie.
• No match no pay: u betaalt alleen als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt of als de professional bij u in loondienst gaat.
• Onze bemiddelingsfee is aanzienlijk lager dan het landelijke gemiddelde van ruim 20%, zodat uw budget zo veel mogelijk in uw organisatie blijft. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers / professionals in loondienst uit uw regio.

1. Wat is een virtueel assistent?

Bij ondernemen komen veel dingen kijken en diverse, uiteenlopende zaken moeten goed geregeld zijn. Zo moeten ondernemers plannen en organiseren, de techniek van aangeboden producten of diensten onder de knie hebben en hun sociale media op orde krijgen. Daarnaast moet ook het personeel op de juiste manier gedirigeerd worden en kunnen bestuurders af en toe een sparringpartner gebruiken.

Een virtueel assistent kan zich op deze taak storten en voert online allerlei taken uit. Zodoende kan hij of zij ondernemers adviseren en ondersteunen op afstand, waarbij ook een rol als aanspreekpunt vervuld wordt. Er zijn allerlei specialisaties mogelijk binnen dit vakgebied, maar je kunt je ook breed inzetbaar opstellen.

In dit artikel kom je erachter wat deze baan allemaal inhoudt, welke verantwoordelijkheden een virtueel assistent heeft en welke competenties hiervoor vereist zijn.

2. Wat houdt het beroep van een virtueel assistent precies in?

Een virtueel assistent wordt ook wel afgekort met VA en richt zich op het adviseren en ondersteunen van ondernemers op een online basis. Vanuit een andere locatie die voorzien is van wifi kunnen op deze manier uiteenlopende taken verricht worden. In deze baan moet je als aanspreekpunt en sparringpartner fungeren om ondernemers te voorzien van volledige informatie, waardoor zij hun bedrijf goed kunnen runnen.

Binnen dit vakgebied zijn er diverse specialisaties mogelijk, zoals je specificeren op het ontwerp en de uitvoering van de organisatie en planning, de techniek achter bepaalde diensten en producten of het ordenen en presenteren van de sociale media. Op deze manier kun je gericht advies geven en ondersteuning bieden. Een voorbeeld voor een specialisatie is bijvoorbeeld het onderhouden van de website of het opnieuw inrichten van het mailsysteem. Daarnaast kunnen VA's zich focussen op een overzichtelijke digitale agenda opzetten en deze aansturen.

Door een virtuele assistent in te schakelen, kan rust gecreëerd worden binnen een bedrijf. Immers worden bepaalde taken uit handen genomen waar anderen wellicht minder verstand van hebben en welke zij minder professioneel uit zouden voeren. Dit zorgt ervoor dat een bedrijf zijn hoofdfocus kan behouden, waardoor het op zakelijk niveau verder kan groeien. Zodoende is er momenteel veel vraag naar virtueel assistenten, wat nog steeds stijgt. Door de digitaliserende wereld is het essentieel dat mensen tegenwoordig op afstand kunnen werken en hier speelt dit beroep goed op in.

3. Voordelen virtueel assistent

De voordelen van het inhuren van virtuele assistenten voor bedrijven zijn onder andere:

• Zij bezitten kennis die mist binnen een bedrijf.
• Zij voeren taken uit, waardoor andere meer belangrijke taken voorrang kunnen krijgen.
• Zij overzien het geheel, waardoor ze een uitstekende sparringpartner vormen.
• Zij zijn effectief en richten zich specifiek op het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden op afstand.
• Zij creëren meer overzicht en structuur binnen een bedrijf, waardoor ze voor continuïteit zorgen. Dit zorgt weer voor een hogere productiviteit.
• Zij zijn breed inzetbaar en kunnen zo op diverse fronten ondersteuning bieden.

4. Werkveld virtueel assistent

Zoals eerder is benoemd, zijn virtuele assistenten breed inzetbaar en ze kunnen diverse taken uitvoeren. Daarnaast zijn er mensen in deze positie die zich specifiek op een onderdeel van ondernemingen richten, waarnaast anderen zich breder georiënteerd hebben. Voorbeelden van gebieden in een bedrijf waar assistentie op afstand bij kan helpen is als logistieke coördinator, medewerker van de klantenservice, assistent personeelszaken, management assistent en teamleider.

In deze baan komt het veel voor om te werken als interim virtueel assistent, freelance virtueel assistent of zzp virtueel assistent. Door een tijdelijk verband aan te gaan, stel je je flexibel op voor potentiële werkgevers, aangezien je breed inzetbaar bent. Daarnaast zorgt het ervoor dat je veel verschillende, uiteenlopende ervaring opdoet. Dit kun je weer meenemen naar volgende projecten.

5. Opleiding virtueel assistent

Er is geen bepaalde opleiding die je kunt volgen om virtueel assistent te worden. Het is veelal wel essentieel dat je bekend bent met secretariële werkzaamheden. Denk hierbij aan het afhandelen van de communicatie, het beheren van de agenda, het voorbereiden en notuleren van vergaderingen, het kunnen factureren en bijhouden van de administratie en het organiseren van zakelijke bijeenkomsten en personeel gerelateerde evenementen.

Wanneer je een MBO opleiding tot secretaresse hebt gevolgd, kun je dus al doorstromen naar deze positie. Doordat je op afstand, op virtuele basis, voor een opdrachtgever werkt, moet je ook wat afweten van online programma's en tools. Denk hierbij aan iCloud, Dropbox en Microsoft Teams.

6. Welke taken en werkzaamheden horen bij een functie als virtueel assistent?

Aangezien dit beroep geen specifieke invulling heeft, maar de taken per bedrijf worden opgesteld, is er ook geen algemene lijst van taken en werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden. Toch zijn de volgende verantwoordelijkheden voor een interim virtueel assistent, freelance virtueel assistent of zzp virtueel assistent veel voorkomend:

• Adviseren over het uitvoeren van bepaalde taken. Dit kan op allerlei gebieden in een organisatie en er is vakkennis voor nodig. Ter illustratie kan advies gegeven worden over personeelszaken of het organiseren van zakelijke of personeel gerelateerde evenementen.
• Beheren van de zakelijke agenda. Dit omvat bijvoorbeeld het bijhouden van belangrijke vergaderingen, geplande evenementen en lanceringen van websites. Op deze manier wordt een overzicht van de te ondernemen activiteiten bewaard.
• Bijhouden van de administratie. Hier zijn administratieve kwaliteiten voor nodig en je moet goed om kunnen gaan met daarvoor gebruikte software programma's.
• Contacten onderhouden met betrokken partijen. Denk hierbij aan contacten tussen verschillende afdelingen, met klanten en met het bestuur.
• Orde brengen in een chaos. Bovenal moet je rust kunnen brengen in een bedrijf door orde te scheppen in onder andere de administratie of op de personeelsafdeling.
• Zelfstandig taken uitvoeren. Binnen dit beroep ben je veel zelfstandig bezig, waarbij je de ontwikkelingen wel moet kunnen doorspelen binnen een organisatie. Immers moeZoekmachinet iedereen wel op de hoogte zijn van welke veranderingen zijn aangebracht

7. Een virtueel assistent: welke eigenschappen heb je hiervoor nodig?

A. Aanpassingsvermogen

Aangezien je je bezighoudt met veranderingen is het belangrijk dat je je goed kunt aanpassen aan nieuwe situaties. Je kunt snel schakelen en met stressvolle situaties omgaan. In een crisissituatie behoud jij het overzicht, waardoor de taken alsnog goed uitgevoerd kunnen worden.

B. Accuraat

Jij bent in staat om foutloos werk te leveren, doordat je gestructureerd te werk gaat en ook bij het werk van anderen fouten opmerkt. Je hebt een oog voor details en kunt ook onder een hoge werkdruk goed werk leveren.

C. Besluitvaardig

Je durft beslissingen te nemen die wellicht een grote impact kunnen hebben. Daarnaast kun je ook terugkomen op beslissingen met een ongewenst effect en je weet jouw besluiten te onderbouwen.

D. Energiek

In jouw manier van werken zit je vol levenslust en je kunt goed doorwerken door je energie doelgericht in te zetten. Je bent efficiënt en niet zomaar uit het veld te slaan met extra werk.

E. Integer

In jouw functie houd je rekening met de heersende normen en waarden en je kunt de belangen van verschillende partijen goed in acht nemen bij de uitvoering van je taken. Bovenal houd je alleen jezelf verantwoordelijk voor de uitkomsten van je werkzaamheden.

F. Overtuigen

Je bent tevens in staat om anderen van jouw mening te overtuigen, zodat de beste oplossing voor problemen gevonden en geïmplementeerd kan worden. Op deze manier weet je anderen aan te zetten tot actie.

G. Organiseren en plannen

Als laatste is het belangrijk dat je goed bent in organiseren en plannen, waardoor je een structuur volgt die leidt tot een uitstekend resultaat.