Boekhouder | Freelance | Interim | ZZP | Loondienst

Kies uit ervaren en beschikbare Boekhouders:

• Beschikbaar op interim, freelance of ZZP basis, of als professional bij u in loondienst.
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Boekhouders.
• Bij Bureau Ad Interim staan ervaren zelfstandige professionals ingeschreven die bij de KvK geregistreerd zijn, evenals professionals die beschikbaar zijn voor een loondienstverband bij uw organisatie.
• No match no pay: u betaalt alleen als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt of als de professional bij u in loondienst gaat.
• Onze bemiddelingsfee is aanzienlijk lager dan het landelijke gemiddelde van ruim 20%, zodat uw budget zo veel mogelijk in uw organisatie blijft. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers / professionals in loondienst uit uw regio.

De boekhouder, veel meer dan debiteuren crediteuren

Het is nog steeds de functie waar nog wel eens lacherig over wordt gedaan, die van boekhouder. Boekhouders hebben hier en daar ook nog steeds een wat suf imago. Maar dat is volledig onterecht. Stoffige types zijn meer grote uitzondering dan regel in de financiële administratie. We nemen je graag mee in de wereld van ‘Debiteuren Crediteuren’, en laten je zien wat er allemaal komt kijken bij het goed uitvoeren van de functie van boekhouder/administrateur. Dit is overigens geen uitputtende opsomming, want de taken van deze financial kunnen erg verschillen per organisatie.

Geen stoffigheid meer

Wie de boekhouding, of beter gezegd de bedrijfsadministratie van een modern bedrijf binnen loopt, zal het al snel opvallen. Dit is geen afdeling om lacherig over te doen, omdat hij weinig verschilt van afdelingen als bijvoorbeeld inkoop en personeelszaken. Hier werken allemaal mensen met verstand van zaken, vaak breed inzetbaar. Medewerkers ook die vaak meerdere opleidingen en cursussen hebben gedaan, en bij moeten blijven in hun vakgebied. Ook hier is stilstand achteruitgang. Denk alleen maar eens aan de enorme vogelvlucht die automatisering juist hier heeft genomen. Ook op de boekhouding verandert de wereld nog steeds.

Dynamiek

Dus: welkom in de dynamische wereld die de boekhouding van tegenwoordig steeds meer is. Mensen die hier werken, weten hoe cijfers steeds belangrijker worden. En het gaat ook zeker niet alleen om getallen registreren. Hier worden overzichten geproduceerd, belangrijke documenten bewaakt en gearchiveerd, en de basis gelegd voor rapportages. Sluit de boekhouding maar eens een dag, terwijl de rest van de organisatie op volle kracht door werkt. Al snel wordt duidelijk dat de administratie weliswaar een ondersteunende, maar heel belangrijke schakel is in veel processen. En de boekhouder heeft hierin een belangrijke rol, soms zelfs de belangrijkste.

Facturen in en uit

De belangrijkste basis in het werk van de boekhouder wordt nog steeds gevormd door de facturen. We hebben het dan over de ontvangen (of nog te ontvangen) facturen en over de uitgaande facturatie. Het aantal facturen dat binnenkomt of moet worden verstuurd, verschilt per dag. Maar het is zaak om er voor te zorgen dat de boekhouding in principe elke dag bij is. Dat vormt dus de ene dag een grotere uitdaging dan de andere. En bedenk dat het niet alleen gaat om het ‘inkloppen’ van de factuur. Controleren is een veel belangrijkere taak. Klopt de gefactureerde hoeveelheid, de prijs, het tarief, de locatie, het aantal uren et cetera? Is dit volgens afspraak met bijvoorbeeld een inkoper, een projectmanager of de directie? Meestal zijn er documenten die hieraan ten grondslag liggen (en die de controle vergemakkelijken), zoals bestelbonnen, maar niet altijd. Soms liggen deze werkzaamheden bij de boekhouder, in grotere organisaties bij een boekhoudkundig of administratief medewerker. Feit is dat de boekhoudkundig medewerker wel een oogje in het zeil houdt, om er voor te zorgen dat de voortgang niet stokt. Medewerkers van de financiële administratie moeten ook niet bang zijn om vragen te stellen, aan wie dan ook. Beter een vraag teveel gesteld, dan een foutieve factuur ten onrechte geregistreerd. Want in dat geval zit dat bedrag wel gewoon in de kosten, loopt het mee in de rapportages et cetera. Geen enkel probleem bij een klein bedrag, maar van invloed naarmate het factuurbedrag hoger is. Een zzp boekhouder doet er goed aan meteen een blik te werpen op dit proces. Stelt het hem gerust dat dit goed lijkt te lopen? Of tonen een paar steekproeven aan dat dit absoluut verbetering verdient? Dan is het zeker goed tijd te besteden aan optimalisatie van dit proces. Anders blijft alles gaan zoals het altijd ging.

Wel debiteuren en crediteuren

Debiteuren en crediteuren zijn dus nog steeds woorden in het vocabulaire van de boekhouder. Sterker nog: ook met de debiteuren zal hij zich regelmatig bemoeien. In een kleinere organisatie verstuurt hij zelf de facturen, in een grotere is dat een taak op het bureau van een financieel administratief medewerker. Hij houdt echter een oogje in het zeil, zeker als er grote facturen de deur uit kunnen. Is er iets onduidelijk m.b.t. de te verzenden nota, dan moet dat direct worden nagevraagd of uitgezocht. Het kan niet zo zijn dat een grote factuur veel later wordt verstuurd omdat het te factureren bedrag niet helemaal duidelijk was of er gegevens ontbraken. Ook zal hij er op toe zien dat debiteuren zich aan de afgesproken betalingstermijn houden, dat doen de crediteuren immers ook. Hij houdt de debiteuren als het ware aan de lijn, soms wat soepeler, soms wat strakker, maar altijd duidelijk. Ook goeie klanten moeten op tijd betalen. Wel zal hij er alles aan doen om de band goed te houden. Hij zal ook elke week kritisch kijken naar de te betalen facturen. Kan een factuur best nog een weekje blijven liggen, dan zal hij dat niet nalaten. De boekhouder/administrateur moet altijd in het belang van zijn werkgever denken. Eén van de eerste dingen die een interim boekhouder zal doen, is ook zeker naar de inkomende en uitgaande facturenstroom kijken. Is men bij? Of zijn er achterstanden? Dan moet daar snel op doorgepakt worden, want hoe groter de achterstand, hoe lastiger die in te halen is. Ook wordt stuurinformatie zo steeds iets onbetrouwbaarder.

Leidinggeven en aansturen

De gemiddelde boekhoudkundig medewerker heeft waarschijnlijk geen leidinggevende capaciteiten. Maar: wat er niet is, kan iemand altijd nog leren. Bedenk ook dat het op een boekhouding vooral neer komt op coördineren. Hij maakt hiervoor een planning, waarin hij de belangrijkste werkzaamheden bij houdt van iedereen op de boekhouding en deze regelmatig checkt. Daarmee voorkomt hij grote achterstanden en kan hij ingrijpen als er wat vertraging ontstaat. Als hij daarmee ‘in control’ is (en dat af en toe checkt met controles, steekproeven en kritische vragen) stelt hij tevens ook anderen, zoals de directie, gerust. In grotere organisaties is er sowieso een Hoofd Boekhouding of Hoofd Financiële Administratie, die juist op die plek zal zitten vanwege zijn leidinggevende capaciteiten. Om die reden is het in de meeste gevallen voldoende als de senior boekhoudkundig medewerker de werkzaamheden op de afdeling coördineert en daarover rapporteert. Voor een freelance boekhouder is leidinggevende ervaring wel een pré. Zeker omdat hij nieuw is, kan hij positieve invloed hebben, zeker met de juiste aanpak. Hij kan er mede voor zorgen dat een stroef lopende motor weer wat beter gaat draaien.

Balansspecificaties en saldoverklaringen

Het zijn van die taken die er bij sommige boekhouders nog wel eens bij in schieten: het opstellen van balansspecificaties en saldoverklaringen. We hebben het dan wel over de minder in control zijnde boekhouders. Want een serieuze boekhoudkundig medewerker weet als geen ander dat je ook met dit soort taken maar beter bij kunt zijn. Natuurlijk: sommige balansrekeningen zijn heel eenvoudig bij te houden. Er is het saldo van het begin van het jaar, en gedurende het boekjaar wordt er een paar keer een post op geboekt. Easy. Maar er zijn ook balansrekeningen die vaker worden gebruikt. Iedereen die ervaring heeft in de boekhouding weet het: er zijn altijd één of meer tussenrekeningen die zich lenen voor oneigenlijk gebruik. Zeker in drukke tijden is het een vaak gehoorde uitspraak: “weet ik niet, boek maar even op Tussenrekening voorraad”. En als er niemand in de rest van het jaar naar kijkt staan er eindejaar tientallen of zelfs honderden boekingen op. Degene die de meeste boekingen heeft gedaan, werkt inmiddels ergens anders, en de accountant komt binnenkort. Zeker als er nauwelijks omschrijvingen zijn gebruikt, is dit een echte no go. Want je komt er niet meer uit. Niemand weet nog waar die boeking voor was. Natuurlijk: alles is uit te zoeken, maar het kost je verschrikkelijk veel werk. Zeker als er grotere bedragen op staan, moet dit worden voorkomen. Een goede boekhoudkundig medewerker heeft deze rekeningen dan ook op zijn maandelijkse to-do lijst staan. Een zzp boekhouder doet er ook goed aan tijdens zijn eerste werkdagen te checken wanneer deze specificaties en verklaringen voor het laatst zijn opgesteld. Zeker richting eindejaar is er soms geen tijd meer te verliezen. Als de accountant eenmaal in aantocht is, staat er zoveel druk op de administratieve ketel, dat er voor dit soort uitzoekklussen nauwelijks meer tijd is.

Lonen en salarissen

Zeker in kleinere organisaties heeft de medewerker boekhouding ook te maken met de berekening en betaling van lonen en salarissen. In grotere bedrijven is er een aparte salarisadministratie, en heeft de boekhouding eigenlijk alleen te maken met het verwerken van de aangeleverde journaalposten. Maar in een klein bedrijf doet de boekhoudkundig medewerker ook die loonadministratie. Andere mogelijkheid is dat dit is uitbesteed aan een administratiekantoor. Daar is men volledig en altijd op de hoogte van de wetgeving met betrekking tot belastingen, sociale lasten, premies, vergoedingen et cetera. Wat dan nog rest als taak voor de boekhouding is het aanleveren van de input en het controleren van de output. Een interim boekhouder met salaris technische kennis kan hier zeker ook een nuttige bijdrage leveren, het proces doorlopen en optimaliseren, en checken of aansluitingen ook zijn gemaakt.

Balans en resultatenrekening

Alle werkzaamheden van de boekhouding dragen uiteindelijk bij aan het opstellen van de balans en resultatenrekening. In grote bedrijven gebeurt dat zeer regelmatig, in kleinere organisaties blijft het meestal bij één keer per jaar. Wel worden de afzonderlijke rekeningen van zowel balans als resultatenrekening continu bewaakt, zeker als het om opbrengsten- en kostenrekeningen gaat. Je kan alleen een betrouwbare balans, resultatenrekening en rapportage opstellen als jouw boekhouding ook betrouwbaar is. Of, zoals vaak wordt gezegd: garbage in, garbage out. Oftewel: als je ‘rommel’ inboekt, wordt jouw rapportage ook een rommeltje. Wees je daar altijd bewust van als boekhoudkundig medewerker. Een freelance boekhouder zal dan ook altijd bij de basis beginnen. Hij past ervoor om te worden afgerekend op een niet kloppende eindafrekening omdat er diverse belangrijke getallen in de bedrijfsadministratie niet blijken te kloppen.

Overzichten

De boekhoudkundig medewerker maakt meestal geen rapportages, tenzij hij de enige financial in een kleine organisatie is. Wel presenteert hij overzichten aan de directie, met bijvoorbeeld omzetgegevens, inzicht in bepaalde kostenontwikkelingen en de status van voorraden. Hij doet er goed aan om ook ongevraagd informatie aan te leveren, bijvoorbeeld als hij denkt dat de marges hier en daar te laag zijn. De zzp boekhouder kan zich hier nog wel eens extra laten zien. Hij kijkt met een frisse blik naar de cijfers en de processen, en kan de directie vast eens verrassen of verbazen (of laten schrikken) met gegevens die ze nog niet eerder zagen.

Aangiftes

Als dat niet door een controller of administratiekantoor wordt gedaan, zorgen boekhouders ook voor diverse aangiftes, van o.a. btw, loonbelasting en soms ook de vennootschapsbelasting. En zoals het een goede boekhoudkundig medewerker betaamt, zal hij niet te laat maar ook zeker niet veel te vroeg betalen.

Kwaliteiten

Om goed te functioneren, liever nog te excelleren, als medewerker boekhouding zijn een aantal eigenschappen belangrijk. Je moet secuur werken, en op de kleintjes letten. Want vele kleintjes maken … juist. Je moet jezelf en anderen durven en kunnen controleren. In principe nooit aangeleverde gegevens zomaar vertrouwen. Je moet als het ware op het geld van je werkgever gaan zitten. Je zorgt ervoor dat je verdiend geld zo snel mogelijk betaald krijgt, en gemaakte kosten liefst wat later (maar niet te laat) betaalt. Daar is namelijk ook geld te verdienen. Omdat je veel met geld en met vertrouwelijke gegevens werkt (denk aan salarissen) moet je absoluut integer zijn. Je bent ook kritisch, op je anderen, en op jezelf. Ondertussen houd je zowel interne als externe contacten goed, want je komt elkaar altijd weer tegen. Zeker met wat meer ervaring moet je snel van begrip zijn, bijvoorbeeld een vraag van die drukke directeur direct begrijpen. Maar indien nodig wél direct doorvragen. Een half woord moet in veel gevallen echter genoeg zijn. Je ondersteunt de directie, maar durft hier en daar ook niet de discussie uit de weg te gaan. Als boekhoudkundig medewerker kan je eigenlijk een prachtige functie voor jezelf creëren, waarin je zowel veel met getallen als veel met mensen werkt.