Administratief medewerker VACATURE

Administratief medewerker VACATURE

Wij zijn op zoek naar een Administratief medewerker voor 24 uur (met eventueel een uitbreiding naar 28 uur per week (2021)) per week voor de duur van 5 maanden. Er is een optie op verlenging. Regio: Zuid-Holland. Opleidingsniveau: MBO. Start opdracht: z.s.m. Deze vacature / functie kan op interim / freelance / zzp basis ingevuld worden. Reageren voor 2 november 2020 door een email te sturen aan info@bureauadinterim.nl o.v.v. de vacaturenaam. Vermeld duidelijk in jouw reactie in hoeverre je aan het profiel / vereisten voldoet, vergeet ook niet jouw uurtarief door te geven.

Werken bij Leidschendam-Voorburg
Dat betekent, werken voor een sociale en ondernemende gemeente met ongeveer 75.000 inwoners. We werken aan de gezamenlijke ambitie om de best mogelijke dienstverlening te bieden aan de inwoners, bedrijven en instellingen.

Wij werken informatiegestuurd en zijn toekomstgericht. We stimuleren klantgerichtheid en het nemen van eigen initiatief bij onze medewerkers. De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. Dit alles doen we onder het motto: Vertrouwen, Verbinden en Verantwoordelijkheid. Het medewerkersonderzoek 2019-2020 wees uit dat medewerkers het vertrouwen van hun werkgever waarderen en dat het hen zelfstandiger en flexibeler maakt. Deze positieve waardering leverde het keurmerk “Beste werkgever” op.

Afdeling
De afdeling Facilitaire Zaken (FZ) zorgt voor een kwalitatief hoogwaardige werkomgeving en de ondersteuning hiervan. Daarnaast verzorgt zij voor haar in- en externe klanten het beheer van het gemeentelijk vastgoed. Het team Contractbeheer en Onderhoud van de afdeling FZ beheert, onderhoudt en exploiteert al het gemeentelijk vastgoed. Het betreft gebouwen, sportaccommodaties, verhuur gronden, ligplaatsen, etc. Het cluster kent vakspecialisten op het gebied van verhuur (juridisch), exploitatie (financieel) en sporttechnisch- en bouwkundig onderhoud. De medewerkers van het cluster werken in hoge mate zelfstandig aan de hun toebedeelde dossiers en account. Teamwork en onderlinge vervanging is echter ook vanzelfsprekend.

Opdracht
Gemeente Leidschendam-Voorburg zoekt naar een administratief medewerker die het cluster Contractbeheer en Onderhoud tijdelijk komt versterken.

De werkzaamheden zijn:

• Uitvoeren van diverse ondersteunende werkzaamheden op het gebied van onderwijshuisvesting (bijvoorbeeld: coördineren van diverse overlegvormen en verwerken van schademeldingen en aanvraagformulieren jaarprogramma);
• Muteren, beheren en testen van de applicatie G4net;
• Bijhouden van het verhuurprogramma;
• Inboeken en afhandelingen reserveringen;
• Beantwoorden e-mails (o.a. vanuit de verhuurbox) en verwerken in Reflex / KCS;
• Telefonisch contact met huurders;
• Ondersteuning bij de invoering van het Vastgoedmanagementsysteem Planon.

Vereisten

• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop cq iPad.

Gunningscriteria

• Een afgeronde administratieve opleiding op minimaal mbo 4 niveau.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als administratief medewerker bij een gemeente in de afgelopen 5 jaar.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met ondersteunende werkzaamheden op het gebied van verhuur van vastgoed in de afgelopen 3 jaar.
• Aantoonbare werkervaring met de applicatie G4net.
• Aantoonbare kennis van het vastgoedmanagementsysteem Planon (met name module Uurverhuur).

Competenties

• Samenwerken
• Stressbestendigheid
• Flexibiliteit
• Kwaliteitsgerichtheid

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je aan het bovengenoemde profiel voldoet.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 5 november van 13.00 uur tot 17.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op 4 november 2020 bericht.

Overige informatie
De gemeente kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken. ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop cq iPad.