Adviseur digitaal informatiebeheer VACATURE

Adviseur digitaal informatiebeheer VACATURE

Wij zijn op zoek naar een Adviseur digitaal informatiebeheer voor 36 uur per week voor de duur van 12 maanden. Er is een optie op verlenging. Regio: Utrecht. Opleidingsniveau: HBO. Start opdracht: z.s.m. Deze vacature / functie kan op interim / freelance / zzp basis ingevuld worden. Reageren voor 23 november 2020 door een email te sturen aan info@bureauadinterim.nl o.v.v. de vacaturenaam. Vermeld duidelijk in jouw reactie in hoeverre je aan het profiel / vereisten voldoet, vergeet ook niet jouw uurtarief door te geven.

Organisatie 
Zó werkt het in De Bilt
Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. 

Onze ongeveer 240 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken. 

Meer informatie vindt u op de pagina Onze organisatie.

De functie: adviseur (digitaal) informatiebeheer
Heb jij ervaring met adviseren en presenteren op het gebied van digitaal documentbeheer? Krijg jij energie van het voeren van accountgesprekken met collega’s om het werken met informatie te verbeteren? Stap jij gemakkelijk op collega’s af en toon je veel eigen initiatief? Dan zijn we op zoek naar jou!

Wat ga je doen als medewerker Informatiebeheer?
Het team proces- en informatiemanagement, waarin jij gaat werken adviseert de organisatie onder anderen over document- en gegevensbeheer. Het team heeft onder andere als doelstelling het ontsluiten, beheren en beschikbaar stellen van documenten, archieven en gegevens. Net zoals de hele samenleving wordt dit werk steeds meer digitaal. Als medewerker informatiebeheer lever jij met je collega’s een belangrijke bijdrage in deze verandering van papier naar integraal digitaal werken. Dit doe je door accountgesprekken te voeren met je collega’s uit andere teams en trainingen te verzorgen. Dit doe je niet alleen binnen de muren van het gemeentehuis, maar ook in samenwerking met je collega’s van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen. Je overlegt, bespreekt en bepaalt samen met de record manager de prioriteiten, werkt nauw samen met record beheer.

Om collega’s te adviseren en te ondersteunen over digitaal documentbeheer en de vorming van (digitale) dossiers voer jij de volgende werkzaamheden uit:

• Het beheer van de meer complexe archieven. Inventariseren, ordenen, opschonen en toegankelijk maken van archieven;
• Het selecteren, controleren, toevoegen vernietigingsgrondslag conform de selectielijst en vernietigen van bestanden;
• Het beheer van het semi-statisch archief;
• Accountgesprekken voeren met collega’s om het werken met informatie te verbeteren;
• De kwaliteitszorg voor gegevens in een zaaksysteem en een DMS, zoals controle zaaktypen, gebruik zaaktypen en digitaal archiveren;
• Geven van individuele trainingen en groepstrainingen en instructie over het gebruik van applicaties waarin documenten worden beheerd;
• Verzorgen en bewaken van de toegankelijkheid van digitale documenten en dossiers;
• Signaleren van onjuist en/of onvolledig gebruik van het Zaaksysteem en ons DMS en hierover in gesprek gaan met gebruikers en gebruikersgroepen;
• Participeren in projecten op het gebied van documentaire informatievoorziening;
• Doen van voorstellen voor communicatie over documentbeheer, bijvoorbeeld berichten op intranet of het maken van instructies;
• Participeren in overleggen van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen, waarbij je onze gemeente vertegenwoordigt;
• Leveren van een actieve bijdrage aan werkplannen van het team.

Wat verwachten wij van jou als medewerker Informatiebeheer:

• Je hebt een afgeronde MBO(+) opleiding;
• Je hebt affiniteit met informatiebeheer en bent aantoonbaar digitaal vaardig op dit vakgebied;
• Je bent in bezit van SOD1 en/of LI Leergang Informatiebeheer of gelijkwaardig;
• Je hebt kennis van en ervaring met zaakgericht werken, Microsoft Office365 en digitaal werken;
• Bij voorkeur heb je ervaring met Zaaksysteem.nl en Verseon;
• Je bent adviesvaardig, coachend en durft ook de grenzen aan te geven;
• Je werkt georganiseerd en gestructureerd, zodat informatie toegankelijk is voor de juiste personen;
• Je bent er op gericht verbinding te zoeken met anderen. Je luistert actief en haalt daarmee input op. Je zorgt voor een goede dienstverlening;
• Je bent een assertieve en positieve teamspeler. Je kijkt waar je een ander mee kan helpen of iets kan aanleren.              

Vereisten / knock-outcriteria

• Aantoonbare werkervaring op het gebied van digitaal informatiebeheer binnen de overheid;

Gunningscriteria

• Een afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau 4;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar op het gebied van digitale informatiebeheer;
• Aantoonbare werkervaring met zaakgericht werken;
• In bezit van SOD1 en/of LI Leergang Informatiebeheer;
• Aantoonbare werkervaring met Verseon;
• Aantoonbare werkervaring met Zaaksysteem.nl;
• Maximaal uurtarief van € 55,- exclusief BTW en inclusief reiskosten woon- werkverkeer.

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Analytisch
• Omgevingsgerichtheid
• Integer
• Samenwerken

CV-eisen
Maximaal 3 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op dinsdag 1 december 2020. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 30 november 2020 bericht.

Overige informatie
ZZP-ers dienen er rekening mee te houden dat bij gebleken geschiktheid voor de opdracht, met hen een overeenkomst wordt gesloten die voldoet aan de daaraan te stellen eisen door de Belastingdienst vanwege de nieuwe wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA). De gemeente kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken.