Een goede projectleider is creatief, inspirerend en weet altijd de juiste uitdagingen aan te gaan. Ook kan een projectleider je team goed in beweging krijgen en zorgen dat alles altijd tot in de puntjes verloopt en uiteindelijk geëvalueerd wordt.
In deze blog lees je wat het takenpakket van een projectleider zoal inhoudt, waar projectleiders vaak werken, hoe je een projectleider kunt worden, waaraan een goede projectleider zoal moet voldoen en waarom een projectleider een uitstekende toevoeging zal zijn aan je team.
Een projectleider is een zeer uiteenlopende en uitdagende functie waarbij diverse taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden komen kijken. Een projectleider is in wezen de aangewezen person die verantwoordelijk is voor het succesvol realiseren van een project, van de begin- en ontwerpfase tot en met de voltooiing van het project. Dit kunnen uiteenlopende projecten zijn met verschillende doelen.
In elke fase, zoals de beginfase, de opstartfase en de opleverfase, voert de projectleider verschillende taken uit. Projectleiders worden over het algemeen vaak verward met de verwante term projectmanagers, echter verschillen deze twee functies relatief sterk van elkaar en wordt er wel degelijk onderscheid gemaakt tussen de taken en verantwoordelijkheden van een projectmanager en een projectleider. Zo richten projectleiders zich in het algemeen vaak tot veelal kleine en meerdere projecten waarop slechts enkele medewerkers, ook wel projectleden, werkzaam zijn. Hierbij wordt vaak een relatief ‘klein’ budget vrijgemaakt. Een projectmanager daarentegen, richt zich tot het managen van grotere en langdurige projecten en hebben vaak een of meerdere projectleiders onder zich om hun project te leiden. Dit is vaak van belang bij grote organisaties en komt minder vaak voor in kleinere organisatie.
In vrijwel elke branche zijn projectleiders werkzaam, zowel bij de overheid als in het bedrijfsleven. Ook zijn freelance en ZZP projectleiders tegenwoordig steeds meer gebruikelijk en kunnen projectleiders op interim, freelance of ZZP basis worden ingezet door bedrijven voor tijdelijke en kleine projecten, of als ondersteunende rol voor een lopend project. Ook kunnen tijdelijke projectleiders worden ingezet om lopende projecten sturing te bieden en om op oproepbasis nieuwe projecten op te kunnen pakken.
Met name in sectoren zoals de ICT, de bouw of in consultancy wordt er vaak naar doelen gestreefd en kan de aanpak van een projectleider hierin een belangrijke rol spelen. Zo kunnen projectleiders een belangrijke rol spelen bij het behalen van financiële doelen, maatschappelijke doelen of tal van andere type lopende projecten.
Het type project of doel dat een projectleider kan nastreven verschilt per sector en onderneming. Vaak werkt een projectleider binnen een organisatie waarbij gestreefd wordt naar het realiseren van standaarddoelen. Ook zijn er organisaties, zoals bij een overheid of publieke organisatie, waarbij geen duidelijke tijdsdoelen of financiële doelen worden gesteld.
Als projectleider kom je over het algemeen vaak in een stimulerende werkomgeving te werken, waarbij je te maken hebt met veel afwisseling en diverse belanghebbende partijen. Hierdoor word je telkens opnieuw uitgedaagd en blijf je veel bijleren gedurende de loop van je carrière.
In kleinere organisaties worden de termen projectleider en projectmanager ook wel door elkaar gebruikt en wordt er geen onderscheid gemaakt tussen de twee functies. Wat uiteindelijk de verantwoordelijkheden van de projectleider en projectmanager zijn hangt samen met het uit te voeren project en de omvang en aard van de organisatie.
Vaak geldt dat een projectleider breed is opgeleid en hierdoor flexibel inzetbaar is als een projectleider. Er zijn dan ook weinig mensen die een specifieke opleiding tot projectleider doen. Over het algemeen kunnen diverse wegen je naar de positie van projectleider leiden, zoals via doorstroming binnen een organisatie of via een relevante HBO- of WO-opleiding waarbij je met voorkeur al enige ervaring hebt opgedaan in een praktische omgeving.
Vaak zie je dat werknemers vanuit een ondersteunende functie doorstromen naar de rol van projectleider. Dit kan bijvoorbeeld wanneer je vertrouwt bent geraakt met de verwachte taakvelden of wanneer je voldoet aan de eisen en verwachtingen van een projectleider. Indien je binnen je huidige functie te ver af staat van de taakvelden van een projectleider kun je ook via trainingen en coaching bij het vakgebied van projectleiding terecht komen. Het voordeel hiervan is dat je de organisatie waarvoor je werkt al door en door kent en leert hoe je bepaalde nieuwe taken op je kunt nemen. Je weet daarnaast al op welke collega’s je kunt bouwen en waaraan je bepaalde taken kunt overlaten.
Je kunt projectleider worden met een diverse achtergrond, zoals een (bachelor of master) Hbo-opleiding, met als richting Bouwkunde, ICT of Communicatie, of met een WO-studie. Indien je een zeer theoretische achtergrond hebt, is het aan te raden om diverse praktische cursussen te volgen, zoals in plannen, coördineren en leidinggeven. Een projectleider hoeft niet altijd inhoudelijk van het project op de hoogte te zijn. Indien je echter een relevante opleiding hebt gedaan, kun je wellicht zelf een goede bijdrage leveren aan het project.
Naast deze voorwaarden is het uiteraard belangrijk dat je beschikt over de juiste inzet en enthousiasme. De werkzaamheden van een projectleider dienen je aan te spreken en dienen goed aan te sluiten bij jouw kwaliteiten. Hierdoor zorg je niet alleen voor een fijne werksfeer en tevredenheid over je werksituatie, maar kun je ook tot betere resultaten zorgen. Over de specifieke kwaliteiten en vaardigheden waaraan je als projectleider dient te voldoen lees je verderop in deze blog meer.
Een projectleider zorgt ervoor dat een project of delen van een project zorgvuldig wordt uitgevoerd. Hierbij komen diverse taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden kijken. Wat exact het takenpakket en de verantwoordelijkheden en bevoegdheid zal zijn verschilt uiteraard per organisatie.
De belangrijkste taken zijn de projectplanningen, het organiseren van de uitvoering, het projectteam aansturen, de voortgang en eventuele projectrisico’s in kaart brengen, het creëren van draagvlak bij alle stakeholders van het project en diverse andere bijbehorende projectverantwoording. Daarnaast kun je denken aan taken zoals:
Bij het uitvoeren van alle taken heeft de projectleider uiteindelijk de eindverantwoording en moet hij of zij ervoor zorgen dat er voldoende en kwalitatief adequate mensen beschikbaar zijn om het project te realiseren. Naast de eindverantwoording heeft een projectleider ook diverse verantwoordelijkheden binnen de projectgroep. Zo is een projectleider over het algemeen verantwoordelijk voor een goede communicatie binnen het team en een fijne werksfeer.
Een projectleider heeft verschillende bevoegdheden die samenhangen met het takenpakket en de ervaring van de projectleider. Indien het project niet de juiste resultaten te weeg lijkt te brengen, is het de verantwoordelijkheid van de projectleider om corrigerende maatregelen uit te voeren en de taken en planning indien nodig bij te stellen. Alleen zo kan het project de juiste resultaten naar voren brengen. De projectleider legt hiervoor verantwoording af aan de opdrachtgever en zorgt ervoor dat het project uiteindelijk de juiste gewenste resultaten oplevert en deze overdraagt aan de opdrachtgever.
Leidinggeven aan het uitvoeren van een project is zeer afwisselend. Het in kaart brengen van een doorsnee werkdag is dan ook erg lastig en hangt samen met de fase waarin het project zich bevindt.
De beginfase van het project begint met een aanvraag van een opdrachtgever. Dit kan zowel extern zijn als een vraag of opdracht vanuit de organisatie zelf. In de beginfase is een projectleider met name bezig met het plannen van het project en het in kaart brengen van de geschikte uitvoerders en de taken die uitgevoerd dienen te worden. In deze periode ben je veel tijd kwijt aan het selecteren van de juiste mensen, het informeren en het opstellen van verschillende heldere en overzichtelijke schema’s.
In de opstartfase ga je aan de slag met het uitvoeren van de eerste taken. De projectleider zorgt ervoor dat het project gedurende deze periode voortdurend gemonitord wordt en op de voet wordt bijgehouden. Je bent in deze fase veel aan het overleggen met de medewerkers van het project en het eventueel afstemmen van de tussentijdse resultaten met de opdrachtgever.
Tijdens de opleverfase ben je als projectleder bezig met het zo goed mogelijk presenteren van de eindresultaten van het project. Je zorgt hierbij dat alles nauwkeurig gepresenteerd en opgeleverd kan worden en alles voldoet aan de gestelde voorwaarde van de opdrachtgever. Je controleert rapporten, bekijkt grafieken en hebt veel contact met belanghebbenden. Zodra het project opgeleverd is gaan de taken voor de projectleider door. Na het opleveren van het project is het namelijk belangrijk dat je het project goed evalueert. Hiermee zorg je dat je goed terugblikt op het project en gemaakte fouten in de toekomst kunt voorkomen. Ook kun je eventuele knelpunten en uitdagingen in kaart brengen om een gelijksoortig project in de toekomst nog beter te laten verlopen.
Als projectleider zien je werkdagen er dus zeer afwisselend uit en houd je je steeds bezig met verschillende aspecten binnen het project. Je werkt met veel mensen samen en zorgt ervoor dat deze mensen onderling ook uitstekend samenwerken.
Voor veel organisaties kan een projectleider van goede toegevoegde waarde zijn voor het soepel laten uitvoeren van een project. Een projectleider zet het team in beweging en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Ook kan een projectleider een ondersteunende rol bieden en hulp bieden waar dit nodig is tijdens het uitvoeren van een project.
Veel taken van de projectleider zijn organisatorische taken en zijn vaak minder gericht op de inhoud. Indien je deze organisatorische taken uitbesteed aan een projectleider kunnen andere medewerkers zich hierdoor meer richten op de inhoudelijke onderdelen van het project. Niet alleen de waarde en de inhoudelijke kwaliteit van het project zal hiermee stijgen, maar ook zal het organisatorische deel veel soepeler en gemakkelijker verlopen en daag je medewerkers uit om zich volledig op de inhoud en uitvoering te richten.
Daarnaast kan een projectleider van belang zijn bij een divers team waarin verschillende leden een andere rol hebben. Een projectleider kan er namelijk voor zorgen dat het beste uit elk teamlid gehaald kan worden en hierdoor het team volledig tot zijn recht kan komen. Het is de kracht van samenwerking, het samenwerken naar een gemeenschappelijk doel, dat zo gepresenteerd dient te worden om samen naar een bevredigend eindresultaat te werken. Een projectleider kan valkuilen en uitdagingen inzien en weet hierdoor welk teamlid bepaalde taken op zich kan nemen. Hierdoor zorg je ervoor dat werknemers zich altijd op de juiste werkzaamheden richten en de volle potentie uit hun werkdagen kunnen halen.
Een goede projectleider dient over belangrijke kwaliteiten en vaardigheden te beschikken. Zo wordt over het algemeen een goed leiderschap en organisatievermogen vooropgesteld en dient een projectleider zeer flexibel te zijn. Daarnaast is het belangrijk dat een projectleider sociaalvaardig is en met veel verschillende soorten mensen kan opschieten en communiceren. Een projectleider is proactief en kan uitstekend anticiperen op problemen. Elke organisatie is anders en heeft dan ook andere verwachtingen en eisen aan de vaardigheden van een projectleider. In sommige gevallen stellen ondernemingen specifieke eisen aan vaardigheden waarover een projectleider dient te beschikken.
Leiderschap is erg belangrijk als projectleider. De leiding kunnen nemen, taken kunnen delegeren en zorgen voor orde en samenhang, zijn vaardigheden die van uiterst belang zijn als projectleider. Je dient hiervoor sterk in je schoenen te staan en lef te hebben. Bij een goede leiderschapsstijl is het belangrijk dat de projectleider betrokken is bij het project en zorgt voor een wij-gevoel binnen het team. Enkel wanneer een projectleider over voldoende leiderschap beheerst, en een team weet te mobiliseren, kan de projectleider zorgen voor het ordenen van het vraagstuk en het zorgvuldig ontwerpen van een helder en gestructureerd plan.
Het samen naar een bevredigend resultaat werken met een projectgroep vergt een enorm organisatievermogen. Je bent als projectleider voortdurend in de weer met het maken van planningen, het afstemmen van afspraken en het monitoren van deze geplande afspraken en planningen. Je dient hierbij het overzicht te kunnen behouden en het tijdsschema goed te kunnen bewaken. Dit is met name van belang wanneer je meerdere projecten leidt en indien je vele afspraken en doelen hebt staan. Een goed organisatorisch vermogen zorgt er ook voor dat projecten nauwkeurig op elkaar worden afgestemd en werknemers altijd op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen binnen het project.
Bij het uitvoeren van een project kom je als projectteam en projectleider altijd voor verrassingen te staan. Je dient daarom flexibel te zijn en goed met deze veranderingen om te kunnen gaan. Flexibiliteit is daarnaast van belang bij het werken onder tijdsdruk. Je dient prioriteiten te herkennen en eventuele plannen aan te passen om zo het project weer op de juiste koers te krijgen. Ook is een flexibele houding van belang om goed met collega’s om te kunnen gaan. Je dient een open blik te hebben en open te staan voor andere denkbeelden binnen je team. Hiermee creëer je een divers en open team waarin iedereen binnen het team gezien wordt.
Een goede projectleider is zeer sociaalvaardig, kan goede gesprekken voeren en weet goed overweg te kunnen met elk type mens. Je dient als projectleider andere leden van de projectgroep aan te kunnen sturen, te motiveren en te inspireren. Ook dient een projectleider goed te communiceren met de opdrachtgever, de klant beter te leren kennen en hierdoor een zo optimaal mogelijk project te kunnen leveren. Een goede projectleider heeft dan ook een open blik en stelt op tijd belangrijke zaken aan het licht om zo eventuele knelpunten binnen het team op te kunnen sporen en op te lossen. Een sociaal karakter is daarnaast van belang voor een projectleider om te zorgen voor een goede en fijne werksfeer binnen het team waarin elke werknemer zich vertrouwd voelt. Leden van het projectteam dienen medewerkers om hulp te kunnen vragen en open met een andere medewerker te kunnen overleggen. De projectleider kan hierin een sturende en motiverende rol spelen.
Het is belangrijk dat een projectleider proactief is en een assertief karakter heeft. De projectleider staat niet altijd op de voorgrond van het project, maar is altijd de sturende kracht achter het project. Het is daarom belangrijk dat de projectleider van zichzelf laat horen indien het team knelpunten ervaart, matige resultaten toont en bijsturing biedt indien nodig. Wanneer de projectleider inhoudelijk goed op de hoogte is van het project, en zich ook op de inhoud van het project richt, is het belangrijk dat de projectleider een proactieve houding aanneemt en hierdoor nieuwe kansen inziet. Als projectleider dien je ervoor te zorgen dat je het grote plaatje blijft zien en dat jij, en de medewerkers van het project, de gewenste uitkomsten van het project niet uit het oog verliezen. Hiermee draagt een projectleider bij aan het optimaal uitvoeren van het project en zorgt de projectleider ervoor dat het project zijn volle potentie bereikt en op tijd bij de opdrachtgever opgeleverd kan worden.
Met een goed anticiperend vermogen zorg je er als projectleider voor dat alles op rolletjes loopt.
Vrijwel bij elk project kun je als team tegen problemen aanlopen, dat het realiseren van het project en de kwaliteit van het project kunnen beïnvloeden. Dit kunnen plotselinge veranderingen zijn, een enorme tijdsdruk of andere zaken zijn waarmee je bij het laten uitvoeren van een project te maken kunt krijgen. Je dient deze problemen op voorhand in te zien of hier proactief mee om te kunnen gaan. Indien je als projectleider merkt dat veranderingen opspelen, dien je ervoor te zorgen dat het project weer de juiste koers op gaat en de plannen bijgesteld kunnen worden.
Elke onderneming is anders, en werkt met verschillende projecten en doelen. Indien een projectleider voor een opdracht komt te staan is het belangrijk dat de projectleider beschikt over de juiste vaardigheden die voor dit project van belang zijn en daarop aansluiten. Hierbij kun je denken aan kennis over diverse besturingsprogramma’s en kunnen omgaan met programma’s waar het bedrijf mee werkt. Ook is het bij bepaalde organisaties belangrijk dat je beschikt over goede presentatie kwaliteiten en goed voor grote groepen kunt spreken. Je moet hiervoor sterk in je schoenen staan en niet bang zijn om jezelf en het project waaraan je hebt gewerkt te kunnen presenteren. Indien je niet over deze kennis en vaardigheden beschikt, kun je diverse workshops of cursussen volgen en jezelf bijscholen op relevante thema’s. Daarnaast geldt ook dat in veel gevallen je deze specifieke vaardigheden vaak leert door veel ervaring op te doen.
Een projectleider is veelzijdig inzetbaar en vormt een essentieel onderdeel van elk projectteam. Een goede professionele projectleider is zorgvuldig gescreend, goed opgeleid en voldoet aan alle kwaliteiten en vaardigheden waaraan een goede projectleider dient te voldoen.
Indien je als organisatie, zowel vanuit de private als uit de publieke sector, opzoek bent naar een interim / freelance / zzp projectleider, de zoektocht hierin graag wilt uitbesteden en wilt profiteren van lage bemiddelingskosten, kun je terecht bij Bureau Ad Interim. Door niet zelf op zoek te gaan naar een projectleider, maar te vertrouwen op de professionals die wij kunnen bieden, bespaar je niet alleen veel tijd uit, maar kun je ook vertrouwen op zekerheid en kwaliteit.
Bij Bureau Ad Interim hanteren wij een gunstige bemiddelingsfee in vergelijking tot het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Hiermee zorg je ervoor dat je altijd zo voordelig mogelijk uit bent en ben je gegarandeerd van een professionele projectleider.
Onze professionals helpen je graag bij het professioneel en efficiënt uitvoeren van elk type project. Wij gaan graag samen in gesprek om zo de juiste professionals voor te kunnen stellen en te zorgen voor een projectleider dat perfect bij de wensen aansluit van jouw organisatie.
