• darkblurbg
  • darkblurbg
  • darkblurbg
  • darkblurbg
  • darkblurbg
  • darkblurbg

Management assistent VACATURE

Vacature aangemaakt: 09-10-2020

Wij zijn op zoek naar een Management assistent voor 32 - 36 uur per week voor de duur van 6 maanden. Er is geen optie op verlenging. Regio Zuid-Holland. Opleidingsniveau: MBO. Start opdracht: z.s.m. Deze vacature / functie kan op interim / freelance / zzp basis ingevuld worden. Reageren voor 16 oktober 2020 door een email te sturen aan info@bureauadinterim.nl o.v.v. de vacaturenaam. Vermeld duidelijk in jouw reactie in hoeverre je aan het profiel / vereisten voldoet, vergeet ook niet jouw uurtarief door te geven.

Organisatie 

Bouw mee met de gemeente Westland. De gemeente Westland is met ruim 100.000 inwoners één van de dertig grootste gemeenten in Nederland. Met haar duurzame en innovatieve glastuinbouwcluster is de gemeente Westland een belangrijke economische motor. Op een inspirerende manier biedt gemeente Westland haar inwoners ruimte, rust, groen en woonomgevingen met aantrekkelijke recreatiemogelijkheden en voorzieningen. Een vitale economie en een bloeiend verenigingsleven zorgen voor een dynamische en actieve gemeente. Slagkracht, ambitie, innovatie en professionaliteit, dat zijn de kernbegrippen waar het in Westland om draait!

Gemeente Westland is een uitdagende en eigentijdse werkgever, die continu in ontwikkeling is. We zijn een actieve werkorganisatie met een prettige, informele werksfeer en volop ontwikkelingsmogelijkheden. We sturen op resultaten en het tonen van eigen initiatief wordt gewaardeerd. Gemeente Westland is onderverdeeld in vier clusters: Dienstverlening, Beleid, Ruimte en Bedrijfsvoering, met daarnaast een unit concern control en eenheid bureau gemeentesecretaris.

Cluster Bedrijfsvoering 

De collega's die werkzaam zijn binnen dit cluster zorgen voor solide bedrijfsvoering. Het cluster voorziet hiertoe in de informatiebehoefte, advisering, kaderstelling en ondersteuning van de andere clusters op alle taakvelden van bedrijfsvoering (personeel, financiën, informatievoorziening, automatisering, belastingen, juridische en facilitaire zaken). Met de klantvraag centraal werken zij aan integrale oplossingen en wordt er aangestuurd vanuit de 1ste, 2de en 3de lijn.

Opdracht 

Het team bestuurs- en managementassistenten (BMA) is onderdeel van de 1ste lijn waar zo veel mogelijk klantvragen direct worden afgehandeld. Deze collega’s zijn het visitekaartje van het cluster Bedrijfsvoering. Belangrijkste doelen voor het team zijn klantgerichtheid en kwaliteit. Door integraal te werken willen we dat onze klanten zich geholpen voelen: door een gevoel van vertrouwen te geven, oplossingsgericht mee te denken en proactief te handelen.

Jij bent verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van het management bij een cluster. De belangrijkste taken zijn:

  • Beheren van agenda’s en afspraken plannen;
  • Organiseren, voorbereiden notuleren van vergaderingen en bewaken van de actiepunten;
  • Verzorgen in- en uitgaande correspondentie;
  • Organiseren van bijeenkomsten;
  • Initiatief nemen als je kansen ziet om zaken slimmer en efficiënter te organiseren.

Vereisten / knock-outcriteria

  • Uurtarief maximaal € 42,00 inclusief reiskosten, exclusief BTW.
  • Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau.

Gunningscriteria (weging)

  • Een afgeronde opleiding management assistent op minimaal mbo niveau 4.
  • Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als management assistent in de afgelopen 5 jaar.
  • Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met het Officepakket (Outlook, Word, Powerpoint en Excel).
  • Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een overheidsinstelling in de afgelopen 5 jaar.

Competenties

  • De functie biedt een grote mate van zelfstandigheid. Dit vraagt een doortastende houding om de juiste prioriteiten te stellen en goed te plannen en organiseren.
  • Samenwerken zit in je bloed en je hebt een klant- en resultaatgerichte aanpak.
  • Jouw mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden zijn uitstekend.
  • Je handelt proactief, werkt nauwgezet en je bewaakt het overzicht. Je speelt goed in op niet geplande werkzaamheden.
  • Je hebt een frisse en analytische blik en gaat discreet met (management)informatie om.

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je aan het bovengenoemde profiel voldoet.

CV-eisen 

Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen 

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg. 

Planning 

De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 22 oktober 2020 via Zoom. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 21 oktober 2020 bericht.

Overige informatie

De gemeente zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken.