• darkblurbg

Projectleider Zaakgericht Werken VACATURE

Wij zijn op zoek naar een Projectleider Zaakgericht Werken voor 20 uur per week voor 6 maanden. Er is een optie op verlenging van 2 maal 6 maanden. Regio: Noord-Holland. Opleidingsniveau: HBO. Start opdracht: bij voorkeur 11 januari 2021, uiterlijk laatste week van januari 2021. Deze vacature / functie kan op interim / freelance / zzp basis ingevuld worden. Reageren voor 28 december 2020 door een email te sturen aan info@bureauadinterim.nl o.v.v. de vacaturenaam. Vermeld duidelijk in jouw reactie in hoeverre je aan het profiel / vereisten voldoet, vergeet ook niet jouw uurtarief door te geven.

Organisatie
Gemeente Purmerend is volop in beweging. De laatste jaren zijn we succesvol veranderd naar een platte organisatie met volop mogelijkheden waarin onze inwoners centraal staan. Dat betekent dat we bij alles wat we doen onszelf de vraag stellen; wat is hiervan de bijdrage aan de inwoners of bedrijven van Purmerend? Het betekent ook dat we denken in kansen en mogelijkheden. Creativiteit, een informele aanpak en in verbinding staan met je collega’s vinden we belangrijk.

Opdracht
Binnen de gemeente Purmerend staat de inwoner en de stad centraal en zijn wij continue bezig met het verbeteren van onze dienstverlening aan de inwoners en de stad.

Digitaal werken is daarin een belangrijke ondersteunende pijler en de gemeente is in 2020, met de doorontwikkeling van de digitalisering en archivering als doel, een project voor het vervangen van het oude zaaksysteem aangegaan.

Zaaksysteem.nl is de leverancier van het nieuwe zaaksysteem en de basisimplementatie hiervan is in de tweede helft van 2020 gestart en inmiddels afgerond.

Wie zoeken wij
Gemeente Purmerend zoekt voor de komende periode een deskundige senior projectleider die stevig in zijn schoenen staat en ook een goede dosis empathie bezit. Een tijdelijke projectleider welke voldoende en specifieke ervaring heeft om met ons nieuwe zaaksysteem een volgende stap te gaan maken nu de basisimplementatie is afgerond.

Scope van de opdracht
De scope binnen deze opdracht ligt op projectleiding bij het inrichtingen van zaken en processen in het nieuwe zaaksysteem en het uitfaseren van het oude Centric zaaksysteem. Naast de procesinrichting vraagt dit ook om het realiseren van bijbehorende technische koppelvlakken zoals met de SSD Suites van Centric, de software voor schuldhulpverlening van Stratech en die van Squit van Visma/ Roxit voor de omgevingswet. Deze en andere softwareoplossingen maken gebruik van het onderliggend zaaksysteem. Hiernaast zijn er een aantal standaard werkprocessen welke in zijn geheel en direct kunnen worden ingericht in het zaaksysteem zoals o.a. voor subsidies en bezwaar en beroep.

Belangrijk in deze vervolgstap is om op korte termijn de planning hiervoor aan te scherpen en helder te krijgen, communicatie hierover en betrokkenheid hierbij te organiseren, het aansturen van de (implementatie) werkgroep voor de realisatie, conversies van data te benoemen en op te starten.

Er zal een warme overdracht plaatsvinden vanuit de huidige projectleiding. Belangrijk binnen deze opdracht is om kort na de aanvang, binnen twee werkweken, met een overzicht en globale planning te komen wat er voor het eind van het eerste kwartaal 2021 gerealiseerd gaat worden.

Gaandeweg het project zullen er mogelijk inrichtingsvraagstukken opkomen en zal hier een duidelijk advies voor moeten worden aangeleverd aan een beslisgroep (opdrachtgever) om de juiste beslissingen te kunnen nemen.

Ook een start maken met het opstellen van het plan van aanpak/ projectplan voor de volgende fase van een meer gemeente brede integratie van het nieuwe zaaksysteem is onderdeel van de scope van de opdracht. 

Verantwoordelijkheden projectleider

Een resultaatgerichte aanpak en het bewaken van deadlines zijn randvoorwaardelijk in de uitvoering van de opdracht. Je bent verantwoordelijk voor:

  • Een zorgvuldige afronding van het project binnen de scope van de opdracht
  • Uitgangspunten en besluiten helder te houden
  • Planning en scope te bewaken en waar nodig en mogelijk deze te laten bijstellen
  • Structuur en fasering aan te brengen binnen een realistische planning
  • Je bent belast met het bewaken en aansturen van de samenhang binnen het project
    • Bij het inrichten van zaken en processen stuur je de (implementatie) werkgroep aan welke bestaat uit de functioneel beheerders van het zaaksysteem en een DIV-medewerker
    • Zorgt voor de communicatie naar en het meenemen van betrokken teams en key-users
    • Je zorgt voor betrokkenheid met de andere projectleiders als er vanuit hun projecten raakvlakken zijn met het zaaksysteem
  • Als projectleider heb je ook een rol als kwartiermaker voor het werken met het zaaksysteem binnen onze organisatie

Vereisten

  • Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van bedrijfskunde;
  • Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 4 jaar in de rol van projectleider bij het implementeren/inrichten van zaaktype en processen in een zaaksysteem in een gemeentelijke organisatie;
  • Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 4 jaar in de rol van kwartiermaker voor het werken met een zaaksysteem;
  • Aantoonbare kennis van en recente werkervaring met vraagstukken op het gebied van archivering en metadatering in een gemeentelijke organisatie;
  • Aantoonbare kennis van de processen rond zaak gerelateerde inkomende en uitgaande post/ documentstromen in een gemeentelijke organisatie;
  • Aantoonbare kennis en ervaring van de Centric Suites en de processen binnen het maatschappelijk domein in een gemeentelijke organisatie;
  • Aantoonbare werkervaring in dataconversies en koppelvlakken tussen backoffice applicaties en zaaksystemen;
  • Aantoonbare werkervaring met de inzet van RPA-tools;
  • Uiterlijk beschikbaar eind januari 2021 voor 20 uren per week; gemiddeld 1 en maximaal 2 dagen op locatie;
  • Voor een warme overdracht van de huidige projectleider wordt verwacht dat je hier al voor eind januari enkele momenten beschikbaar bent

Gunningscriteria

  • Aantoonbare kennis van en werkervaring met Zaaksysteem.nl;
  • Aantoonbare kennis van de standaard koppelvlakken vanuit de GEMMA;
  • Maximum tarief tussen € 90 en € 110,- per uur exclusief BTW en inclusief reiskosten woon-werk.

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

  • Leidinggeven, betrokken en verantwoordelijk zijn
  • Besluiten nemen binnen bevoegdheid
  • Tijdig opschalen naar opdrachtgever of beslisgroep
  • Realistisch plannen en organiseren wat nodig is om resultaten te behalen
  • Snel tot de kern van een vraagstuk komen
  • Initiatief nemen om vraagstukken te benoemen en op te lossen
  • Weet mensen te motiveren om hun kennis en energie in te zeten
  • Maakt heldere afspraken, bewaakt deze en spreekt aan op nakomen

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do, verder in overleg.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 4 januari 2021 van 09:00 uur tot 10:00 uur en van 11:00 uur tot 13:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 31 december 2020 bericht.

Overige informatie

  • De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.