Secretaris Adviesraad Sociaal Domein VACATURE

Secretaris Adviesraad Sociaal Domein VACATURE

Wij zijn op zoek naar een Secretaris Adviesraad Sociaal Domein voor gemiddeld 16 uur per week voor 12 maanden. Er is een optie op verlenging van 2 maal 12 maanden. Regio: Zuid-Holland. Opleidingsniveau: MBO+. Start opdracht: z.s.m. Deze vacature / functie kan op interim / freelance / zzp basis ingevuld worden. Reageren voor 30 december 2020 door een email te sturen aan info@bureauadinterim.nl o.v.v. de vacaturenaam. Vermeld duidelijk in jouw reactie in hoeverre je aan het profiel / vereisten voldoet, vergeet ook niet jouw uurtarief door te geven.

Organisatie
De Adviesraad Sociaal Domein Zoetermeer (ASD) is een onafhankelijke adviesraad, bestaande uit betrokken inwoners van Zoetermeer. De ASD wordt voorgezeten door een onafhankelijke voorzitter en wordt ondersteund door een secretaris.

De ASD adviseert het college van B&W over thema’s die vallen binnen de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), de Wet Jeugdhulp en de Participatiewet. U kunt dan denken aan onderwerpen als welzijn, individuele hulpmiddelen, aangepaste woningen, allerlei vormen van jeugdhulp en schuldhulpverlening. Maar ook thema’s die grote invloed hebben op het sociaal domein, zoals wonen en veiligheid. Kortom, de ASD adviseert breed. De ASD vergadert iedere tweede dinsdag van de maand vanaf 20.00 uur, behalve in juli en augustus.

Opdracht
De secretaris van de ASD zorgt er samen met de voorzitter voor dat de leden van de adviesraad zodanig worden gefaciliteerd, dat zij het college van B&W goed kunnen adviseren. De leden van de ASD bepalen de inhoud. Voor de functie van secretaris staat 16 uur per week. De secretaris vervult daarin de volgende taken:

• Opstellen van de agenda’s voor de vergaderingen van de ASD;
• Notuleren van de vergaderingen van de ASD;
• Organiseren van benodigdheden voor de vergaderingen van de ASD (zoals de vergaderruimten en het uitnodigen van sprekers voor in de vergaderingen);
• Opstellen en bijhouden van een actielijst, bewaken dat de acties worden uitgevoerd;
• Afspraken plannen voor de ASD;
• Organiseren van bijeenkomsten van de ASD;
• Beheren van documenten van de ASD in Dropbox;
• Versturen van onder andere weekmail, vergaderstukken, adviezen en communicatie-uitingen;
• Bijhouden en beheren van de algemene mailbox van de ASD;
• Contact onderhouden met de gemeente, o.a. over de voortgang van adviestrajecten van de ASD;
• Contact onderhouden met betrokken organisaties in de stad op gebied van het sociaal domein;
• Ondersteuning van de ASD bij het opstellen van adviezen;
• Ondersteuning van de ASD bij projecten (zoals ledenwerving);
• Ondersteunen bij het opstellen van het communicatie-uitingen;
• Bijhouden van de website en social media van de ASD in samenwerking met de ASD;
• Ondersteunen bij het maken van de jaarplanning en het jaarverslag;
• Samen met de voorzitter de begroting van de ASD bewaken;
• Aanleveren van presentielijsten voor uitbetaling van de vacatiegelden voor leden en voorzitter;
• Uitvoeren van faciliterende activiteiten voor de ASD in algemene zin.

Vereisten / knock-outcriteria

• Je hebt in de afgelopen 6 maanden geen 3 overeenkomsten met een totale duur van 36 maanden gehad bij de opdrachtgever. Met deze opdracht kom je niet uit op 3 overeenkomsten met een totale duur van 36 maanden binnen een periode van 6 maanden. (Er is dus geen sprake van een 4e overeenkomst of een contractduur van meer dan 3 jaar).
• Je bent beschikbaar tijdens vergaderingen van de ASD die iedere 2e dinsdag van de maand plaatsvinden vanaf 20.00 uur (behalve in juli en augustus).
• Je bent flexibel en bereid om indien nodig ook bijeenkomsten/vergaderingen van ASD buiten het vaste schema te ondersteunen.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met de rol van Secretaris bij een gemeentelijke organisatie in de afgelopen 10 jaar.
• Uurtarief is maximaal € 45,- per uur exclusief BTW en inclusief reiskosten woon-werk.

Gunningscriteria

• Aantoonbare werkervaring als secretaris binnen het sociaal domein in de afgelopen 5 jaar;
• Aantoonbare werkervaring in een politiek bestuurlijke omgeving in de afgelopen 3 jaar;
• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;
• Aantoonbare werkervaring met de secretariële taken (zoals hieronder beschreven);
  • Notuleren van vergaderingen;
  • Organiseren van benodigdheden voor vergaderingen (zoals de agenda, de faciliteiten zoals vergaderruimten en het uitnodigen van sprekers voor in de vergaderingen);
  • Opstellen en bijhouden van een actielijst, bewaken dat de acties worden uitgevoerd;
  • Procesmatig contact onderhouden met de gemeente, zoals over de voortgang van adviestrajecten, processen en actielijsten. 

Competenties

• Proactief en zelfsturend;
• Goed gevoel voor urgentie;
• Accuraat en betrouwbaar;
• Goede contactuele vaardigheden;
• Organisatorisch talent dat goed in staat om wensen van anderen om te zetten in actie;
• Ervaring en affiniteit met het uitvoeren of coördineren van bureaucratische processen;
• Bij voorkeur ervaring met werken in een politiek-ambtelijke organisatie;
• Vlotte en ervaren notulist die goed leesbare verslagen schrijft en de Nederlandse taal goed beheerst.

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je aan het bovengenoemde profiel voldoet.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: 1x per maand op dinsdagavond, verder flexibel in te vullen in samenspraak met ASD.

Planning
De gesprekken tussen de ASD en de geselecteerde kandidaten zijn gepland op vrijdag 8 januari 2021uur van 10.00 uur tot 17.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 6 januari 2021 bericht.

Overige informatie

• Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een vereiste.