• darkblurbg

Trainee Business IT ondersteuning VACATURE

Wij zijn op zoek naar een Trainee Business IT ondersteuning voor 32 - 36 uur per week voor 6 maanden. Er is een optie op verlenging van 3 maal 3 maanden. Regio: Utrecht. Opleidingsniveau: HBO. Start opdracht: z.s.m. Deze vacature / functie kan op interim / freelance / zzp basis ingevuld worden. Reageren voor 16 maart 2021 door een email te sturen aan info@bureauadinterim.nl o.v.v. de vacaturenaam. Vermeld duidelijk in jouw reactie in hoeverre je aan het profiel / vereisten voldoet, vergeet ook niet jouw uurtarief door te geven.

Gemeente Hilversum, een uitdagende werkgever in de Mediastad in het groen
De gemeente Hilversum luistert aandachtig naar de vraagstukken die haar burgers, bezoekers en bedrijven aan de orde stellen. We zoeken actief de dialoog op met onze inwoners en partners. We helpen hen om oplossingen te vinden. Soms door in coproductie samen te werken. En soms door de regie te voeren. Zo werken we aan een zelfredzame samenleving. Die samenleving verandert echter steeds sneller. Van ons wordt verwacht dat wij effectief en tijdig kunnen inspringen op nieuwe eisen en wensen.

Hiervoor hebben we een netwerkorganisatie gebouwd. Daarin werken ruim 600 collega’s aan wat er nodig is voor en in Hilversum. Dat zijn collega's die hun maatschappelijke betrokkenheid en ambitie kunnen omzetten naar concrete resultaten, waar de stad verder mee kan. Het zijn collega's die bereid zijn om steeds die extra stap te zetten, ook op de minder gebaande paden. Die anderen - binnen en buiten de organisatie - stimuleren en helpen om hetzelfde te doen. Collega's die flexibiliteit tonen in houding en gedrag. Die denken en handelen vanuit zelfvertrouwen en verantwoordelijkheid. Collega’s die politiek sensitief zijn, inzicht hebben in de processen en hun eigen rol binnen een politiek bestuurlijke omgeving.

Onze kernwaarden: klantgericht werken, initiatief nemen, samenwerken en samenlevingsgericht werken. De rode draad is dat we ons blijven ontwikkelen. Dan zijn we nu, maar ook in de toekomst, toegerust voor de (nieuwe) taken waar we als gemeente voor staan.

Opdracht
Gemeente Hilversum is op zoek naar een communicatief sterke en digitaal vaardige trainee, met een scherp oog voor verbetermogelijkheden. Samen met twee andere trainees die inmiddels al aan de slag zijn in Hilversum zul je ingezet worden in verschillende rollen op drie onderwerpen die momenteel spelen:

Bij gemeente Hilversum zijn sinds het uitbreken van de corona crisis verschillende digitale middelen ingezet om het werk, het samenwerken en het elkaar ontmoeten mogelijk te maken op afstand. Dit geldt voor de interne organisatie, in verschillende projecten, maar ook voor bestuur en de politiek.

  • De grootste ontwikkeling waar we mee bezig zijn is het digitaal en zaakgericht werken een nieuwe impuls te geven door de invoering van een nieuw zaaksysteem. Een team van 4 functioneel beheerders en een trainee is enorm druk om het zaaksysteem goed in te richten en de organisatie van 800 mensen te ondersteunen bij de gefaseerde livegang. Als trainee word je gevraagd om de functioneel beheerders op allerlei mogelijke manieren te ondersteunen om dit werk gedaan te krijgen. Dit betekent soms de inhoud induiken en meehelpen het systeem in te richten, soms om als project assistent afspraken te plannen en bijeenkomsten te organiseren en dan weer om te helpen gesprekken te voeren met de interne klanten over het gebruik van het systeem en impact ervan. Ook dit doe je samen met één van de andere trainees;
  • De gemeenteraad en het college vergadert nog uitsluitend digitaal en deze vergaderingen moeten ook digitaal toegankelijk zijn voor de burgers van Hilversum. Vanuit ons team ondersteunen we de griffie tijdens de raadsvergaderingen van de gemeenteraad, zodat de vergaderingen zo goed mogelijk plaats kunnen vinden en door de inwoners van Hilversum gevolgd kunnen worden. De raadsvergaderingen vinden altijd in de avonduren plaats, dus dit is geen 9 tot 5 opdracht. Je doet dit aanvankelijk samen met de andere trainee, maar zult elkaar daarna afwisselen;
  • Voor de interne organisatie loopt het project Digitaal samenwerken met als doel Microsoft 365 en met name Microsoft teams in te voeren, zodat de medewerkers goed ondersteund worden met digitaal en op afstand samenwerken. Dit project is al een tijd goed onderweg en wordt nu per team steeds verder uitgerold. Dit project zal daarom niet je belangrijkste focus hebben, maar samen met de andere twee trainees kun je in het project gevraagd worden om bijvoorbeeld medewerkers op weg te helpen, training te geven of de kennisbank te verbeteren. In het project is veel ruimte voor je inbreng op het vormgeven en verbeteren hiervan.

Met de twee andere trainees is er veel vrijheid en mogelijkheid om de verschillende taken zo efficiënt mogelijk en passend bij specifieke ontwikkelmogelijkheden en talenten met elkaar te verdelen. Je komt te werken binnen het team Business IT ondersteuning, waarin ongeveer 20 functioneel beheerders en IT regisseurs werken, maar je zult daarnaast veel optrekken met leden van het team Informatiemanagement en het team ICT. Door de aard van de projecten heb je verder met vrijwel de gehele organisatie van doen.

 Specifieke taken en verantwoordelijkheden

1. Uitvoeren van ondersteuning bij project implementatie zaaksysteem als functioneel beheerder/ project assistent;
2. Voorbereiden en tijdens de vergadering ondersteunen van raads- en commissievergaderingen, namens de griffie van Hilversum;
3. Ondersteuning bij de uitrol van het project digitaal samenwerken.

Vereisten / knock-outcriteria

  • Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
  • Maximaal uurtarief van € 37,- exclusief btw en inclusief reis- en verblijfkosten;

Gunningscriteria

  • Een afgeronde opleiding op minimaal wo bachelor niveau (15 punten);
  • Aantoonbare ervaring met IT, dit mag aantoonbaar zijn uit werk, studie of nevenactiviteiten (25 punten);
  • Aantoonbare ervaring met digitaal en op afstand samenwerken, dit mag aantoonbaar zijn uit werk, studie of nevenactiviteiten (25 punten);
  • Begeleiding door middel van een trainee programma van de opdrachtnemer is mogelijk (20 punten);
  • Beschikbaar voor 32-36 uur per week (15 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

  • Goede communicatieve vaardigheden: je kunt goed schakelen in gesprekken met verschillende rollen in de organisatie;
  • Overtuigingskracht op zowel de inhoud als de relatie;
  • Je redeneert vanuit het proces en vertaalt dit naar mogelijke oplossingen;
  • Resultaatgericht en signaleert tijdig bij knelpunten;
  • Je werkt nauwkeurig.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op vrijdag 19 maart 2021 van 14.00 uur tot 17.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 18 maart 2021 bericht.

Overige informatie

  • De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
  • ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.